En registrering skal følges af en modtagelse
Når receptionen ikke er fast bemandet, skal gæsten stadig vide, hvor besøget begynder, og hvem der hjælper. En check-in-skærm kan registrere ankomsten, men den kan ikke overtage alle værtens opgaver. Aftal derfor en modtagelsesrutine, som også fungerer, når værten er optaget.
Fordel tre opgaver før besøget
- Værten forbereder besøget, kontrollerer mødestedet og tager imod gæsten.
- En aftalt stedfortræder hjælper, hvis værten er forsinket, fraværende eller ikke svarer.
- En driftsansvarlig vedligeholder instruktionerne ved indgangen og hjælper ved fejl på skærm eller forbindelse.
Rollerne kan ligge hos samme team, men ansvaret skal være tydeligt. Skriv kontaktvejen ned, og aftal, hvornår stedfortræderen skal overtage. En fælles postkasse hjælper kun, hvis nogen faktisk følger den i det aftalte tidsrum.
Gør det tydeligt, hvad gæsten skal gøre
Kontrollér turen fra indgang til mødested med en person, der ikke kender huset. Kan gæsten finde skærmen, vælge sin vært og se, hvor der ventes? Vis en aftalt kontaktmulighed, hvis gæsten ikke kan gennemføre registreringen. Undgå instruktioner, der kræver adgang til medarbejdernes interne systemer.
I MyDesk kan et besøg forberedes før ankomst. Ved check-in kan værten få en e-mail, og SMS kan aktiveres som supplement. Kontrollér jeres konkrete opsætning og modtagernes oplysninger; en registreret ankomst er ikke i sig selv en bekræftelse på, at værten har set beskeden.
Et eksempel: værten sidder stadig i et møde
Gæsten ankommer til tiden og tjekker ind. Værten kan ikke forlade sit igangværende møde. Her skal den aftalte kontaktvej give gæsten adgang til hjælp, så ventetiden ikke afhænger af, om værten tilfældigvis ser sin telefon. Stedfortræderen kan tage imod eller give en konkret besked om, hvor og hvor længe gæsten skal vente.
Beskriv dette som en arbejdsgang, og afprøv den med de involverede kolleger. Antag ikke, at en stedfortræder automatisk får samme besked som værten. Eventuel videresendelse eller anden varsling skal afklares og testes særskilt.
Test undtagelserne, før I fjerner bemandingen
- Gæsten kommer uden en aftale eller kan ikke finde sin vært.
- Værten har fri, er syg eller har skiftet kontaktoplysninger.
- Skærmen eller forbindelsen virker ikke, og gæsten skal bruge en anden kontaktvej.
- Besøget slutter, og gæsten skal vide, hvordan udtjekning og eventuelt gæstekort håndteres.
Aftal også, hvem der kontrollerer besøgsstatus ved dagens afslutning. Gæsteoverblikket følger registreringerne; manglende udtjekning skal håndteres efter jeres rutine. Afklar adgang til bygningen særskilt fra registreringen af besøget.
Brug et prøvebesøg til at kontrollere hele forløbet: invitation, ankomst, besked, modtagelse og afrejse. Notér, hvor gæsten behøver hjælp, og ret instruktionerne sammen med dem, der har ansvaret for modtagelsen.
Se mulighederne for MyDesk Gæsteregistrering.