Udfordringer ved at have flex-seating uden et booking system

Flex-seating bliver mere og mere populært ude i erhvervslivet, da det er en nem og effektiv måde, at give de ansatte det, som de har bedt om i mange år – mere fleksibilitet i deres hverdag. En fejl, som mange virksomheder dog laver er, at de ændrer deres virksomhedspolitik fra faste timer og siddepladser til flex-seating uden at sørge for, at de har et godt skrivebords- og mødelokale booking system.

I dette indlæg vil vi gå lidt i dybden med nogle af de problemstillinger der kan opstå, hvis man som virksomhed implementerer flex-seating uden et booking system.

Hvor meget bliver de individuelle områder i virksomheden brugt?

Har i flex-seating, men ikke et booking system, så ved i ikke hvor meget de individuelle områder i virksomheden bliver brugt. Gennem adgangskort kan man muligvis få et nogenlunde overblik over det, men med et booking system kan i få helt præcis data på hvor meget de individuelle afdelinger i virksomheden bliver brugt.

Hvor mange arbejdspladser har virksomheden brug for?

Efter virksomheder har introduceret flex-seating, så sker det altid, at der er ansatte, som oplever, at der ikke er plads nok. Selvom det er oplevelsen, så er det meget sjældent det, som konkret data viser. Gennemsnitligt er det kun omkring 60-65% af arbejdspladserne der er belagt. Det betyder altså, at der dagligt er 35-40% ledige arbejdspladser. På trods af det, så er der ansatte, som ikke mener, at der er siddepladser nok. På grund af det, så er en HR-manager eller facility manager nødt til at lave en manuel måling (fordi de ikke har et booking system) og her vil de opleve, at der er rigeligt med siddepladser. Det vil altså sige, at der er et mismatch mellem den konkrete data og de ansattes oplevelse. 

I gamle dage ville dette bare føre til, at man bruger en masse kapital på at udvide lokalerne, så der er plads nok til de ansatte. Det giver naturligvis bare ikke mening, når der rent faktisk er en masse ledig kapacitet i de nuværende lokaler. Dette skyldes i bund og grund, at 1) de ansatte mangler en digital platform, hvor de kan booke en arbejdsplads, og 2) der er mangel på data til at træffe beslutningen om hvorvidt det er nødvendigt at udvide.

Er det nødvendigt at udvide?

Det fører os videre til det næste punkt. Medarbejderen mangler data på, hvor meget af virksomhedens kapacitet der reelt set bliver brugt. De har brug for dokumentation, som de kan tage til deres ledere for at fortælle, at der gennemsnitligt er 40% ledige arbejdspladser hver dag. Med denne data kan de sige til lederen; bør man ikke fokusere på at skære ned i stedet for at udvide?

Et booking system giver denne helt konkrete data, som er altafgørende for at kunne træffe de bedst mulige beslutninger.

Hvornår giver det mening at tage ind på kontoret?

Fordelen ved flex-seating er naturligvis, at det giver de ansatte mere fleksibilitet i hverdagen, hvilket alle ansatte gerne vil have. Udfordringen med flex-seating og intet booking system er dog, at pludselig aner man ikke hvornår ens kollegaer er på kontoret, samt hvor på kontoret de befinder sig. Det betyder også, at man kan risikere at køre ind på kontoret og bruge lang tid i trafikken for at mødes med en kollega fra projektgruppen, for så at finde ud af, at denne person slet ikke er på kontoret. For at undgå dette er der mange, som skriver ind i deres outlook kalender hvornår og hvor de er på kontoret. Det betyder dog bare, at hvis man skal mødes med sin projektgruppe på seks ansatte, så skal man åbne seks individuelle outlook kalendere. Det er meget nemmere med MyDesk. Her kan man bare søge på navnet på personerne og så får man med det samme at vide hvor de sidder, samt hvornår de møder ind på kontoret. 

Det er nemlig sådan kontoret fungerer i dag i den moderne og digitale tidsalder. I gamle dage var kontoret et sted man tog ind for at klare alt sit arbejde, og når klokken så ramte fire, tog man hjem. I dag er kontoret et sted du kommer for at mødes med dine kollegaer og træffe beslutninger. Alt det reelle arbejde, som kræver fred og ro, det kan man lige så godt klare derhjemme fra eller hvor det nu passer bedst. 

Hvad møder man ind til på kontoret?

Hvis man har flex seating, men ikke et booking system, så kan det godt virke lidt ubehageligt for den ansatte. Virksomheden har godt nok lovet, at der altid er plads, men uden at have booket et specifikt bord, så kan det være ubehageligt, at man ikke helt ved hvor man skal sidde, samt hvem man skal sidde sammen med. Uden et godt booking system opnår man altså en negativ konsekvens af flex modellen – de ansatte mister samhørighed med virksomheden. Med et booking system opnår du stadig fleksibiliteten, som jo er det ultimative mål med flex-systemet. De ansatte kan selv vælge hvornår de møder ind på kontoret, samt hvor de vil sidde. Dertil får de dog også den tryghed, som mangler, hvis ikke man har et booking system. De kan sidde derhjemme og beslutte, at de vil møde ind mandag, onsdag og fredag. Derudover kan de også booke et bord ved siden af de kolleger, det giver mening for dem at sidde ved siden af. Det giver den forudsigelighed, når man møder ind på kontoret, som man gerne vil have. Man behøver ikke at møde ind på et specifikt tidspunkt – bordet står klar i hele den tidsperiode, man har bestilt. Skulle der være en, som mod forventning har sat sig på sin plads, så kan man bede dem om at fjerne sig, da man har booket bordet. 

Sætter folk sig ikke bare uden at booke et bord? 

Der kan godt være nogle, som bare sætter sig ind uden at booke et bord. I bund og grund er det jo egentligt heller ikke et problem. Det er dog ikke det vi oplever. For det første, så er det super nemt, at booke en plads i MyDesk, så hvis man gør det til en vane, så fortsætter man som regel også med at gøre det. I princippet kan man jo booke et bord alle de dage, man har planer om at tage ud på kontoret, lang tid ud i fremtiden – i en handling. Derudover, så er det bare ikke specielt rart, at blive bedt om at flytte sig af en kollega, fordi man ikke har booket et bord. Efter at være blevet bedt om at flytte sig et par gange, så begynder de fleste altså derfor også selv at booke bord inden de møder ind.

Sætter de ansatte sig bare det samme sted, som de altid har siddet?

Hvis du har flex-seating som virksomhedskultur, men ikke har et booking redskab, så er det der altid kommer til at ske, at medarbejderen bare sætter sig på den samme plads som altid. Dermed ryger ideen bag flex-seating lidt. Det er egentligt heller ikke et problem, hvis der er rigeligt med plads. Der hvor problemet kommer er, at på et tidspunkt har man ikke pladser nok. Når der kommer nye medarbejdere, så er der ikke længere rigeligt med pladser og så ender de nye medarbejdere lidt med at være andenrangs medarbejdere, hvor de reelt set ikke har nogen plads. Selvom politikken er, at der er flex og alle kan sidde hvor de vil, så ved de godt, at hvis de sætter sig der hvor der normalt sidder en anden person, så bliver der set ned på dem. Hvis det derimod er booket igennem et system, så er der ikke noget problem. Her er det bare først til mølle. 

 

Alt i alt, så er et godt booking redskab altså nødvendigt for, at få alle de gode fordele, der er forbundet med flex-seating.

 

Hør co-founder Henrik fortælle om tre af de typiske udfordringer, han hører fra virksomheder som ikke har en platform til håndtering af deres fleksible arbejdspladser