En ledig plats är inte alltid rätt plats
En bokning visar att du har valt ett skrivbord. Den visar inte i sig om skärm, kablar och anslutningar passar din dator. Använd några få, precisa platsuppgifter så att medarbetarna kan välja utifrån dagens uppgifter.
Beskriv den utrustning medarbetaren ska kunna räkna med
Börja med en fysisk genomgång. Registrera bara den utrustning som faktiskt hör till platsen och använd samma benämningar överallt. Ange exempelvis antal skärmar och typ av anslutning i stället för bara ”fullt utrustad”. En kontakt med rätt form bevisar inte i sig att hela uppsättningen fungerar med en viss dator.
- Vilka skärmar och anslutningar finns vid platsen?
- Vad behöver medarbetaren ta med själv?
- Vem kontrollerar uppgifterna när utrustning byts ut?
- Var kan medarbetaren anmäla fel med platsens nummer?
Skilj standardutrustning från tillfälliga fel
En adapter som saknas en morgon är ett driftproblem, inte nödvändigtvis en permanent ändring av platsens utrustning. Bestäm vem som tar emot felanmälan, vem som undersöker den och hur medarbetaren får besked om en lösning.
Om en plats inte kan användas enligt beskrivningen måste den ansvariga klargöra hur den visas eller hanteras i er bokningslösning. Gå även igenom befintliga bokningar. Räkna inte med att en felanmälan automatiskt flyttar bokningar eller meddelar alla berörda.
Testa platsvalet för en konkret arbetsdag
Låt en medarbetare hitta en plats för en dag då två skärmar behövs. Jämför uppgifterna i bokningen med det fysiska skrivbordet och testa utrustningen med den dator som ska användas. Notera otydliga beskrivningar och delar som saknas.
MyDesk stöder val av arbetsplats på en planritning och bokning via Outlook, Teams, webb och mobil. Stäm av med MyDesk hur utrustningsuppgifter och bokningsregler ska användas i just er lösning. Kontroll av den fysiska utrustningen kräver fortfarande en lokal rutin.
Utse en ansvarig för uppgifterna
Bestäm vem som ansvarar för platsuppgifterna och vem som kontaktas vid teknisk felsökning. Gå igenom berörda platser efter att utrustning bytts ut och kontrollera både texten och den faktiska uppsättningen. Då blir uppgifterna något medarbetarna kan agera utifrån.