Een vrije werkplek is niet altijd de juiste werkplek
Een reservering geeft aan dat je een bureau hebt gekozen. Ze zegt op zichzelf niet of het beeldscherm, de kabels en de aansluitingen bij je computer passen. Gebruik enkele precieze werkplekgegevens zodat medewerkers kunnen kiezen op basis van de taken van die dag.
Beschrijf de apparatuur waarop medewerkers moeten kunnen rekenen
Begin met een controle ter plaatse. Registreer alleen apparatuur die daadwerkelijk bij de werkplek hoort en gebruik overal dezelfde termen. Vermeld bijvoorbeeld het aantal beeldschermen en het type aansluiting in plaats van alleen “volledig uitgerust”. Een stekker met de juiste vorm bewijst op zichzelf niet dat de hele opstelling met een bepaalde computer werkt.
- Welke beeldschermen en aansluitingen zijn er bij de werkplek?
- Wat moeten medewerkers zelf meenemen?
- Wie controleert de gegevens als apparatuur wordt vervangen?
- Waar kunnen medewerkers storingen melden met het werkpleknummer?
Maak onderscheid tussen standaardapparatuur en tijdelijke storingen
Een adapter die op een ochtend ontbreekt, is een operationeel probleem en niet noodzakelijk een blijvende wijziging van de werkplekapparatuur. Spreek af wie de melding ontvangt, wie het probleem onderzoekt en hoe de medewerker bericht krijgt over een oplossing.
Als een werkplek niet kan worden gebruikt zoals beschreven, moet de verantwoordelijke nagaan hoe die in jullie boekingsconfiguratie wordt getoond of behandeld. Bekijk ook bestaande reserveringen. Ga er niet van uit dat een storingsmelding automatisch boekingen verplaatst of alle betrokkenen informeert.
Test de werkplekkeuze voor een concrete werkdag
Laat een medewerker een werkplek zoeken voor een dag waarop twee beeldschermen nodig zijn. Vergelijk de boekingsinformatie met het fysieke bureau en test de betreffende apparatuur met de computer die gebruikt gaat worden. Noteer onduidelijke beschrijvingen en ontbrekende onderdelen.
MyDesk ondersteunt het kiezen van een werkplek op een plattegrond en boeken via Outlook, Teams, web en mobiel. Stem met MyDesk af hoe apparatuurgegevens en boekingsregels in jullie specifieke configuratie worden gebruikt. Controle van de fysieke apparatuur blijft een lokale werkwijze vereisen.
Wijs een verantwoordelijke voor de gegevens aan
Spreek af wie verantwoordelijk is voor de werkplekinformatie en wie wordt benaderd bij technische problemen. Bekijk betrokken werkplekken na vervanging van apparatuur en controleer zowel de tekst als de feitelijke opstelling. Zo kunnen medewerkers handelen op basis van de gegevens.