En ledig plass er ikke alltid riktig plass
En reservasjon forteller at du har valgt et skrivebord. Den forteller ikke i seg selv om skjerm, kabler og tilkoblinger passer til datamaskinen din. Bruk noen få, presise plassopplysninger slik at medarbeiderne kan velge ut fra dagens oppgaver.
Beskriv utstyret medarbeideren skal kunne regne med
Start med en fysisk gjennomgang. Registrer bare utstyret som faktisk hører til plassen, og bruk samme betegnelser overalt. Skriv for eksempel antall skjermer og typen tilkobling fremfor bare «fullt utstyrt». En kontakt med riktig form dokumenterer ikke i seg selv at hele oppsettet virker med en bestemt datamaskin.
- Hvilke skjermer og tilkoblinger finnes ved plassen?
- Hva må medarbeideren ta med selv?
- Hvem kontrollerer opplysningene når utstyr byttes ut?
- Hvor kan medarbeideren melde feil med plassens nummer?
Skill mellom standardutstyr og midlertidige feil
En adapter som mangler én morgen, er en driftsfeil, ikke nødvendigvis en permanent endring av plassens utstyr. Avtal hvem som mottar feilmeldingen, hvem som undersøker den, og hvordan medarbeideren får beskjed om en løsning.
Hvis en plass ikke kan brukes som beskrevet, må den ansvarlige avklare hvordan den vises eller håndteres i bookingoppsettet deres. Gå også gjennom eksisterende reservasjoner. Ikke regn med at en feilmelding automatisk flytter bookinger eller varsler alle berørte.
Test plassvalget med en konkret arbeidsdag
La en medarbeider finne en plass til en dag med behov for to skjermer. Sammenlign opplysningene i bookingen med det fysiske skrivebordet, og test det aktuelle utstyret med datamaskinen som skal brukes. Noter uklare beskrivelser og deler som mangler.
MyDesk støtter valg av arbeidsplass på en plantegning og booking fra Outlook, Teams, nett og mobil. Avklar med MyDesk hvordan utstyrsopplysninger og bookingregler skal brukes i nettopp deres oppsett. Kontroll av det fysiske utstyret krever fortsatt en lokal rutine.
Gi opplysningene en ansvarlig
Avtal hvem som har ansvar for plassopplysningene, og hvem som kontaktes ved teknisk feilsøking. Gå gjennom berørte plasser etter utskifting av utstyr, og kontroller både teksten og det faktiske oppsettet. Da blir opplysningene noe medarbeiderne kan handle ut fra.