Un puesto libre no siempre es el adecuado
Una reserva indica que ha elegido un escritorio. Por sí sola no indica si el monitor, los cables y las conexiones son compatibles con su ordenador. Use unos pocos datos precisos para que el personal elija según las tareas del día.
Describa los equipos con los que el personal debe poder contar
Empiece con una revisión física. Registre solo los equipos que realmente pertenecen al puesto y utilice términos uniformes. Indique, por ejemplo, el número de monitores y el tipo de conexión en vez de escribir únicamente «totalmente equipado». Un conector con la forma correcta no demuestra por sí solo que toda la configuración funcione con un ordenador concreto.
- ¿Qué monitores y conexiones hay en el puesto?
- ¿Qué debe traer cada persona?
- ¿Quién revisa los datos cuando se sustituyen equipos?
- ¿Dónde puede el personal comunicar incidencias indicando el número de puesto?
Distinga el equipamiento habitual de las incidencias temporales
Que falte un adaptador una mañana es una incidencia operativa, no necesariamente un cambio permanente del equipamiento del puesto. Acuerde quién recibe el aviso, quién lo investiga y cómo se informa a la persona afectada de la solución.
Si un puesto no puede utilizarse como se describe, la persona responsable debe aclarar cómo se muestra o se gestiona en su configuración de reservas. Revise también las reservas existentes. No dé por hecho que un aviso de incidencia traslada automáticamente las reservas o informa a todas las personas afectadas.
Pruebe la elección del puesto para una jornada concreta
Pida a una persona que encuentre un puesto para un día en el que necesite dos monitores. Compare la información de la reserva con el escritorio real y pruebe los equipos correspondientes con el ordenador que se utilizará. Anote las descripciones poco claras y las piezas que falten.
MyDesk permite elegir un puesto en un plano y reservar desde Outlook, Teams, la web y el móvil. Aclare con MyDesk cómo utilizar la información del equipamiento y las reglas de reserva en su configuración concreta. La comprobación de los equipos físicos sigue necesitando una rutina local.
Asigne una persona responsable de los datos
Acuerde quién se encarga de los datos de los puestos y a quién se contacta para resolver problemas técnicos. Revise los puestos afectados tras sustituir equipos y compruebe tanto el texto como la configuración real. Así el personal podrá tomar decisiones basándose en esos datos.