En ledig plads er ikke altid den rigtige plads
En reservation fortæller, at du har valgt et skrivebord. Den fortæller ikke i sig selv, om skærm, kabler og tilslutninger passer til din computer. Brug få, præcise pladsoplysninger, så medarbejderne kan vælge ud fra dagens opgaver.
Beskriv det udstyr, medarbejderen skal kunne regne med
Start med en fysisk gennemgang. Registrér kun det udstyr, der faktisk hører til pladsen, og brug samme betegnelser overalt. Skriv eksempelvis antal skærme og typen af tilslutning frem for blot ”fuldt udstyret”. Et stik med den rigtige form er ikke alene dokumentation for, at hele opsætningen virker med en bestemt computer.
- Hvilke skærme og tilslutninger findes ved pladsen?
- Hvad skal medarbejderen selv medbringe?
- Hvem kontrollerer oplysningerne, når udstyr udskiftes?
- Hvor melder medarbejderen fejl med pladsens nummer?
Skeln mellem standardudstyr og midlertidige fejl
En manglende adapter en enkelt morgen er en driftsfejl, ikke nødvendigvis en permanent ændring af pladsens udstyr. Aftal, hvem der modtager fejlmeldingen, hvem der undersøger den, og hvordan medarbejderen får besked om en løsning.
Hvis en plads ikke kan bruges som beskrevet, skal den ansvarlige afklare, hvordan den vises eller håndteres i jeres bookingopsætning. Gennemgå også eksisterende reservationer. Regn ikke med, at en fejlmelding automatisk flytter bookinger eller giver besked til alle berørte.
Afprøv valget med en konkret arbejdsdag
Lad en medarbejder finde en plads til en dag med behov for to skærme. Sammenhold oplysningerne i bookingen med det fysiske skrivebord, og afprøv det relevante udstyr med den computer, der skal bruges. Notér uklare beskrivelser og manglende dele.
MyDesk understøtter valg af arbejdsplads på en plantegning og booking fra Outlook, Teams, web og mobil. Afklar med MyDesk, hvordan udstyrsoplysninger og bookingregler skal bruges i netop jeres opsætning. Kontrollen af det fysiske udstyr kræver stadig en lokal rutine.
Giv oplysningerne en ejer
Aftal en ansvarlig for pladsoplysningerne og en kontakt til den tekniske fejlsøgning. Gennemgå berørte pladser efter udskiftning af udstyr, og kontrollér både teksten og den faktiske opsætning. Så bliver oplysningerne noget, medarbejderne kan handle på.