Un poste libre n’est pas toujours le bon poste
Une réservation indique que vous avez choisi un bureau. Elle ne dit pas à elle seule si l’écran, les câbles et les connexions conviennent à votre ordinateur. Quelques informations précises permettent de choisir selon les tâches du jour.
Décrivez les équipements sur lesquels le personnel doit pouvoir compter
Commencez par une vérification sur place. Ne consignez que les équipements réellement associés au poste et utilisez des termes cohérents. Précisez, par exemple, le nombre d’écrans et le type de connexion plutôt que d’écrire simplement « entièrement équipé ». La forme adaptée d’un connecteur ne prouve pas à elle seule que toute la configuration fonctionne avec un ordinateur donné.
- Quels écrans et connexions sont disponibles au poste ?
- Que faut-il apporter soi-même ?
- Qui vérifie les informations lors du remplacement d’équipements ?
- Où signaler une panne en indiquant le numéro du poste ?
Distinguez l’équipement habituel des pannes temporaires
Un adaptateur manquant un matin est un problème de fonctionnement, pas forcément une modification permanente de l’équipement du poste. Convenez de la personne qui reçoit le signalement, de celle qui examine le problème et de la manière d’informer la personne concernée d’une solution.
Si un poste n’est pas utilisable comme décrit, la personne responsable doit préciser comment il est affiché ou géré dans votre configuration de réservation. Examinez aussi les réservations existantes. Ne supposez pas qu’un signalement déplace automatiquement les réservations ou avertit toutes les personnes concernées.
Testez le choix du poste pour une journée précise
Demandez à une personne de trouver un poste pour une journée nécessitant deux écrans. Comparez les informations de réservation au bureau réel et testez les équipements concernés avec l’ordinateur qui sera utilisé. Notez les descriptions imprécises et les éléments manquants.
MyDesk permet de choisir un poste sur un plan et de réserver depuis Outlook, Teams, le Web et le mobile. Précisez avec MyDesk comment utiliser les informations sur les équipements et les règles de réservation dans votre configuration. La vérification du matériel physique exige toujours une procédure locale.
Désignez une personne responsable des informations
Définissez qui tient les informations des postes à jour et qui contacter pour le dépannage technique. Vérifiez les postes concernés après un remplacement d’équipement, en contrôlant le texte et la configuration réelle. Le personnel pourra ainsi s’appuyer sur ces informations pour agir.
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