Koppla namnet till en tydlig placering
Ett bra mötesrumsnamn ska vara lätt att känna igen och skilja från andra rum. Ett temanamn kan fungera bra, men namnet i sig visar inte nödvändigtvis vilken byggnad eller våning mötet äger rum på. Börja med att komma överens om hur ni anger placeringen.
Ni kan exempelvis kombinera en kort rumskod med ett namn: N2-04 · Eg. Det är ett påhittat exempel, inte en MyDesk-standard. Förklara kodens betydelse i era lokala instruktioner och undvik samma beteckning för olika rum på flera adresser.
Använd samma beteckning hela vägen
Jämför de ställen där medarbetare och besökare möter rumsnamnet. En kollega ska kunna gå från inbjudan till rätt dörr utan att känna till kontorets gamla smeknamn.
- Kalenderns rumsval och mötesinbjudan.
- Planritningen och den digitala rumsöversikten.
- Skylten eller mötesrumsskärmen vid dörren.
- Receptionens vägbeskrivning och matsalens leveransinformation.
Om olika beteckningar behövs, gör sambandet tydligt. En ny dörrskylt ändrar inte i sig texten i kalendern, och ett namn på en skärm bevisar inte att skärmen är kopplad till rätt rum.
Håll namnet kort och beskriv utrustningen separat
Prova namnet i de vyer medarbetarna faktiskt använder, även på en telefon. Kontrollera om den del som skiljer rummet från andra fortfarande syns. En lång lista över skärmar, kameror och stolar i namnet blir svår att hålla aktuell när utrustningen ändras.
Ange kapacitet och utrustning i de uppgifter som er lösning har för ändamålet. Kontrollera dem separat. Ett kreativt namn visar inte om rummet passar för ett hybridmöte eller för det planerade antalet deltagare.
Planera namnbyten med administratören
Låt den ansvariga administratören undersöka hur ett namnbyte påverkar befintliga bokningar, länkar och skärmar innan ni genomför det. Bestäm vem som ändrar på varje ställe och när ändringen sker. Informera kollegorna om både det gamla och det nya namnet under övergången.
MyDesk stöder mötesrumsbokning i Microsoft 365 och visuella planritningar. Sambandet mellan kalender, rumsöversikt och skärm beror på konfigurationen. Kontrollera resultatet i stället för att anta att alla beteckningar uppdateras automatiskt.
Låt en kollega hitta rummet
Be en kollega som inte känner till våningsplanet att hitta rummet utifrån en tydligt märkt testinbjudan. Jämför kalender, ritning och dörr och fråga receptionen vart den skulle hänvisa en besökare. Notera oklarheter och ge en person ansvaret för att underhålla namnöversikten.