Giv navnet en tydelig placering
Et godt mødelokalenavn skal være let at genkende og skelne fra andre rum. Et temanavn kan fungere fint, men navnet alene fortæller ikke nødvendigvis, hvilken bygning eller etage mødet foregår på. Begynd med at aftale, hvordan I angiver placeringen.
I kan eksempelvis kombinere en kort rumkode med et navn: N2-04 · Eg. Det er et tænkt eksempel, ikke en MyDesk-standard. Forklar kodens betydning i jeres lokale vejledning, og undgå at bruge samme betegnelse om forskellige rum på flere adresser.
Brug samme betegnelse hele vejen
Sammenlign de steder, hvor medarbejdere og gæster møder lokalenavnet. En kollega skal kunne gå fra invitationen til den rigtige dør uden at kende kontorets gamle kælenavne.
- Kalenderens lokalevalg og mødeinvitation.
- Plantegningen og den digitale lokaleoversigt.
- Skiltet eller møderumsskærmen ved døren.
- Receptionens vejledning og kantinens leveringsoplysninger.
Hvis forskellige betegnelser er nødvendige, så gør sammenhængen tydelig. Et nyt dørskilt ændrer ikke i sig selv teksten i kalenderen, og et navn på en skærm er ikke bevis for, at skærmen er knyttet til det rigtige lokale.
Hold navnet kort, og beskriv udstyret særskilt
Prøv navnet i de visninger, medarbejderne faktisk bruger, også på en telefon. Kontrollér, om den del, der adskiller rummet fra andre, stadig er synlig. En lang liste over skærme, kameraer og stole i navnet bliver vanskelig at holde ajour, når udstyret ændres.
Læg kapacitet og udstyr i de oplysninger, jeres løsning har til formålet. Kontrollér dem særskilt. Et kreativt navn fortæller ikke, om lokalet passer til et hybridmøde eller til det planlagte antal deltagere.
Planlæg navneskift med administratoren
Få den ansvarlige administrator til at undersøge, hvordan en navneændring påvirker eksisterende reservationer, links og skærme, før I gennemfører den. Aftal, hvem der retter hvert sted, og hvornår ændringen sker. Fortæl kollegerne både det gamle og det nye navn i overgangen.
MyDesk understøtter mødelokalebooking i Microsoft 365 og visuelle plantegninger. Den konkrete sammenhæng mellem kalender, lokaleoversigt og skærm afhænger af opsætningen. Kontrollér resultatet frem for at antage, at alle betegnelser opdateres automatisk.
Lad en kollega finde rummet
Bed en kollega, der ikke kender etagen, om at finde rummet ud fra en tydeligt mærket testinvitation. Sammenlign kalender, kort og dør, og spørg receptionen, hvor den ville sende en besøgende hen. Notér uklarheder, og giv én ansvarlig opgaven med at vedligeholde navneoversigten.