Associez le nom à un emplacement clair
Un bon nom de salle de réunion doit être facile à reconnaître et à distinguer des autres. Un nom thématique peut convenir, mais il n’indique pas forcément le bâtiment ou l’étage de la réunion. Commencez par convenir de la manière d’indiquer l’emplacement.
Vous pouvez par exemple combiner un code court et un nom : N2-04 · Eg. Il s’agit d’un exemple fictif, pas d’une norme MyDesk. Expliquez le code dans vos consignes locales et évitez une même désignation pour des salles différentes à plusieurs adresses.
Utilisez la même désignation tout au long du parcours
Comparez les endroits où les collaborateurs et les visiteurs rencontrent le nom de la salle. Un collègue doit pouvoir aller de l’invitation à la bonne porte sans connaître les anciens surnoms du bureau.
- Le choix de salle dans le calendrier et l’invitation à la réunion.
- Le plan et la vue numérique des salles.
- Le panneau ou l’écran de salle à la porte.
- Les indications de la réception et les informations de livraison de la cantine.
Si des désignations différentes sont nécessaires, rendez leur correspondance explicite. Un nouveau panneau ne modifie pas à lui seul le texte du calendrier, et un nom sur un écran ne prouve pas que cet écran est associé à la bonne salle.
Gardez un nom court et décrivez l’équipement séparément
Testez le nom dans les vues réellement utilisées, y compris sur téléphone. Vérifiez que la partie qui distingue la salle reste visible. Une longue liste d’écrans, de caméras et de chaises dans le nom devient difficile à maintenir lorsque l’équipement change.
Indiquez la capacité et l’équipement dans les informations prévues à cet effet par votre solution. Vérifiez-les séparément. Un nom créatif ne dit pas si la salle convient à une réunion hybride ou au nombre prévu de participants.
Préparez les changements de nom avec l’administration
Avant de procéder, demandez à la personne chargée de l’administration d’examiner les effets du changement sur les réservations existantes, les liens et les écrans. Convenez de qui met chaque endroit à jour et à quel moment. Pendant la transition, communiquez l’ancien et le nouveau nom aux collègues.
MyDesk permet de réserver des salles de réunion dans Microsoft 365 et propose des plans visuels. La correspondance entre calendrier, vue des salles et écran dépend de la configuration. Vérifiez le résultat au lieu de supposer que toutes les désignations se mettent à jour automatiquement.
Demandez à un collègue de trouver la salle
Demandez à une personne qui ne connaît pas l’étage de trouver la salle à partir d’une invitation de test clairement identifiée. Comparez calendrier, plan et porte, puis demandez à la réception où elle dirigerait un visiteur. Notez les ambiguïtés et confiez à une personne la mise à jour de la liste des noms.
Découvrez la solution MyDesk de réservation de salles de réunion.
Lisez aussi les conseils sur la capacité et l’équipement des salles.