Vad ska en pilot klargöra?
En pilot med skrivbordsbokning är ett avgränsat test innan fler medarbetare börjar använda lösningen. Syftet är att hitta fel i konfiguration och arbetsflöden medan de fortfarande är hanterbara att rätta. En lyckad demonstration är inte samma sak som att testa en vanlig kontorsdag.
Välj deltagare och avgränsa testet
Välj ett område och deltagare med olika behov: någon som ofta är på kontoret, en kollega med varierande närvaro och någon som hjälper andra. Bestäm vilka enheter och bokningskanaler piloten ska omfatta. Med MyDesk kan ni boka skrivbord i Outlook, Teams, på mobil och webb; testa de kanaler ni faktiskt ska använda.
Utse en ansvarig för fel och en som beslutar om nästa steg. Bestäm slutdatum och bedömningskriterier före start. Piloten behöver inte visa en viss besparing; den ska visa om medarbetarna kan utföra de överenskomna uppgifterna.
Testa hela processen med riktiga platser
- Hitta och boka plats för en utvald kontorsdag. Kontrollera datum, område och bekräftelse.
- Gå till skrivbordet. Stämmer platsnumret, placeringen och den beskrivna utrustningen med verkligheten?
- Ändra eller avboka enligt ert arbetsflöde. Kontrollera resultatet i bokningsöversikten.
- Låt en annan deltagare försöka boka samma plats och tid. Kontrollera att processen hanterar den befintliga reservationen korrekt.
- Testa hur ni får hjälp vid ett fel. Kan deltagaren hitta rätt kontakt och beskriva problemet?
Testa med deltagarnas vanliga behörigheter. En administratör kan ha andra möjligheter, så det räcker inte att bara testa med administratörskontot. Använd överenskomna testbokningar och avboka dem efteråt.
Skriv fel, frågor och önskemål separat
Notera den specifika uppgiften, vad deltagaren förväntade sig och vad som hände. Ett felaktigt platsnummer är ett fel i underlaget. Ett oklart avbokningssteg kan kräva bättre vägledning. En önskan om en annan fördelningsregel kräver beslut. De tre problemen behöver inte nödvändigtvis lösas på samma sätt.
Spara bara den information som behövs för uppföljning. Undvik lösenord och ovidkommande personuppgifter i skärmbilder och fellistor. Ange ansvarig, nästa åtgärd och status för varje punkt.
Bestäm när ni är redo för nästa område
Ett praktiskt kriterium kan vara att deltagarna kan boka, hitta och avboka en plats utan hjälp och att fel som hindrar dessa uppgifter har rättats och testats på nytt. Bestäm kriterierna utifrån era behov i stället för att använda ett godtyckligt procentmål.
Exempel: Alla kan boka, men flera går till fel skrivbord eftersom kartan och skyltarna inte stämmer överens. Rätta kartan eller skyltningen och upprepa vägen från bokning till fysisk plats innan ni utökar. Fler genomförda bokningar löser inte det felet.
Utöka med en tydlig överlämning
Samla de uppdaterade instruktionerna, kända begränsningar och supportkontakter. Berätta för nästa grupp vad som ändras och vem som hjälper till. Behåll samma testuppgifter när ett nytt område öppnas; platser, utrustning och behörigheter kan skilja sig åt.