Stel het juiste team samen

Stel een projecteigenaar aan en iemand die verantwoordelijk is voor de planning. Betrek de MyDesk-beheerders, de Microsoft 365-beheerder, relevante supergebruikers en interne ondersteuning. Receptie-, kantine- en facilitair management moeten worden opgenomen wanneer hun workflows in de oplossing worden opgenomen.

Verduidelijk reikwijdte en toegang

Selecteer locaties, bronnen en modules voor de eerste implementatie. Verduidelijk machtigingen en toestemming met IT, en laat app-registratie, agendatoegang en relevante gebruikersgroepen verifiëren. Gebruik de huidige documentatie in plaats van een oude toestemmingslink.

Maak het kantoor gereed

Verzamel plattegronden, kamerlijsten, apparatuur en boekingsregels. Verduidelijk menukaarten, deadlines en gastenprocedures als je gebruik maakt van catering en bezoekersregistratie. De inrichting moet een weerspiegeling zijn van de middelen die de medewerkers daadwerkelijk kunnen gebruiken.

Test een volledige workflow

Voer boeking, wijziging en annulering uit met een beperkte test. Controleer agenda-acceptatie, catering, toegang en eventuele schermen. Ga akkoord met de livegang en laat de supergebruikers de situaties testen waarover hen wordt gevraagd.

Introduceren en opvolgen

Gebruik de relevante handleidingen voor medewerkers en beheerders. Spreek af wanneer interne ondersteuning zal helpen en wanneer er contact zal worden opgenomen met MyDesk. Volg vragen en daadwerkelijk gebruik na de lancering op en pas de installatie en begeleiding aan.