Wat is een digitale receptie?
Een digitale receptie ondersteunt de ontvangst van gasten met uitnodiging en registratie vóór het bezoek, check-in bij aankomst en bericht aan de gastheer. Spreek af wie gasten helpt die niet vooraf zijn uitgenodigd en hoe de receptie met groepen omgaat. De digitale workflow moet passen bij de bezetting, bezoekers en uw veiligheidsregels.
Bereid je voor op het bezoek
Meld de gast vooraf aan als de bijeenkomst en het bezoek zijn afgehandeld. Controleer de naam, het bedrijf, de gastheer en de datum en voeg eventuele lunch toe na uw configuratie. Automatische pre-registratie vereist overeengekomen instellingen; niet alle externe deelnemers aan de vergadering zijn noodzakelijkerwijs fysieke gasten.
Maak aankomst eenvoudig
Kies tussen zelfbediening op het gastenscherm en registratie bij de receptie. De velden, taal en uitstraling van het scherm moeten bij jouw gasten passen. Wanneer de gast incheckt, kan de host een bericht ontvangen via de door jou geactiveerde kanalen.
Maak onderscheid tussen identificatie en toegang
Bedrukte kaarten en digitale E-Ink-kaarten kunnen de gast herkenbaar maken in huis. Een naamkaartje opent niet automatisch deuren. Toegangskaarten vereisen een eigen registratie-, uitgifte- en retourproces en een mogelijke integratie in het toegangssysteem.
Beëindig het bezoek en bescherm gegevens
Meld u aan bij het uitchecken en ontvang uitgegeven kaarten terug. Verduidelijk beheerderstoegang, opslag en mogelijke herkenning van eerdere gasten. Gebruik uw overeenkomst en het Security Center voor de beoordeling van gegevensbescherming, in plaats van ervan uit te gaan dat alle modules dezelfde informatie verwerken.