Wat moet een pilot duidelijk maken?
Een pilot met werkplekreservering is een afgebakende proef voordat meer medewerkers de oplossing gaan gebruiken. Het doel is om fouten in instellingen en werkprocessen te vinden terwijl ze nog overzichtelijk te verhelpen zijn. Een geslaagde demonstratie is niet hetzelfde als het testen van een gewone kantoordag.
Kies deelnemers en bepaal de scope
Kies een gebied en deelnemers met verschillende behoeften: iemand die vaak op kantoor werkt, een collega met wisselende aanwezigheid en iemand die anderen helpt. Spreek af welke apparaten en reserveringskanalen de pilot omvat. Met MyDesk kunnen bureaus worden gereserveerd in Outlook, Teams, op mobiel en via het web; test de kanalen die jullie werkelijk gaan gebruiken.
Wijs iemand aan voor het oplossen van fouten en iemand die beslist over de volgende stap. Spreek vooraf een einddatum en beoordelingscriteria af. De pilot hoeft geen specifieke besparing aan te tonen, maar moet laten zien of medewerkers de afgesproken taken kunnen uitvoeren.
Test het hele proces met echte werkplekken
- Zoek en reserveer een werkplek voor een gekozen kantoordag. Controleer datum, gebied en bevestiging.
- Ga naar het bureau. Komen het werkpleknummer, de locatie en de beschreven apparatuur overeen met de werkelijkheid?
- Wijzig of annuleer de reservering volgens jullie werkwijze. Controleer het resultaat in het reserveringsoverzicht.
- Laat een andere deelnemer proberen dezelfde werkplek voor hetzelfde tijdvak te reserveren. Controleer of het proces de bestaande reservering juist afhandelt.
- Test hoe je hulp krijgt bij een fout. Kan de deelnemer de juiste contactpersoon vinden en het probleem beschrijven?
Test met de reguliere toegang van de deelnemers. Het kan zijn dat een beheerder andere opties heeft, dus een test met alleen het beheerdersaccount is onvoldoende. Maak gebruik van afgesproken proefboekingen en annuleer deze daarna.
Schrijf fouten, vragen en wensen apart
Noteer de taak, wat de deelnemer verwachtte en wat er gebeurde. Een verkeerd werkpleknummer is een fout in de basisgegevens. Een onduidelijke annuleringsstap kan betere instructies vereisen. Een verzoek om een andere verdeelregel vraagt om een besluit. Deze drie problemen hoeven niet op dezelfde manier te worden opgelost.
Bewaar alleen informatie die nodig is voor de opvolging. Vermijd wachtwoorden en niet-relevante persoonsgegevens in schermafbeeldingen en foutenlijsten. Noteer voor elk punt de verantwoordelijke, volgende actie en status.
Spreek af wanneer je klaar bent voor het volgende gebied
Een praktisch criterium kan zijn dat deelnemers zonder hulp een werkplek kunnen reserveren, vinden en annuleren, en dat fouten die dit verhinderen zijn opgelost en opnieuw getest. Bepaal eigen criteria in plaats van een willekeurig percentage te gebruiken.
Voorbeeld: Iedereen kan reserveren, maar meerdere mensen gaan naar het verkeerde bureau omdat de plattegrond en de borden niet overeenkomen. Pas de plattegrond of bewegwijzering aan en herhaal de route van reservering naar werkplek voordat jullie uitbreiden. Meer afgeronde reserveringen lossen die fout niet op.
Breid uit met een duidelijke overdracht
Verzamel de bijgewerkte instructies, bekende beperkingen en ondersteuningscontacten. Vertel de volgende groep wat er verandert en wie helpt. Gebruik dezelfde testtaken wanneer een nieuw gebied opent; werkplekken, apparatuur en toegang kunnen verschillen.
Bekijk MyDesk-werkplekreservering.