Du kommer til kontoret for å diskutere en oppgave. Din nærmeste kollega jobber hjemme, og prosjektgruppen kommer inn neste dag. Alle har fulgt sine egne planer, men dere får ikke tiden sammen som var formålet med turen.
En ukeplan kan gjøre det lettere å møtes. Den trenger ikke være omfattende, men skal vise hvorfor dere kommer inn, hvem som deltar, og hva som skjer når planen endres.
1. Velg oppgavene før dere velger dagene
Se på arbeidet i den kommende uken. Hvilke oppgaver vil dere løse sammen i et rom? Det kan være en prosjektoppstart, opplæring av en ny kollega eller gjennomgang av et utkast. La oppgavene styre hvem som trenger å være til stede.
Noen team har nytte av en fast fellesdag. Andre samles rundt bestemte prosjekter. Velg en rytme som fungerer for dere, og avklar også behov for konsentrasjon, arbeidstider og individuelle hensyn.
2. Avtal frist og ett sted for planen
Bestem når planen for neste uke skal være klar, for eksempel torsdag ettermiddag. Skriv planen i den felles kalenderen eller kanalen dere allerede bruker, og velg noen som følger opp det som ennå ikke er avklart.
Skill mellom en foreløpig plan og en avtalt kontordag. Ellers kan kolleger booke plass eller planlegge transport på feil grunnlag.
3. Finn arbeidsplasser som passer til oppgaven
Sjekk kapasiteten før hele teamet velger samme dag. Trenger dere naboplasser, et møterom eller et rolig område? En ledig stol er ikke alltid en egnet arbeidsplass for oppgaven.
Med MyDesk skrivebordsbooking kan medarbeidere se ledige plasser på plantegninger og booke nær kolleger. Bruk bookingen til å gjennomføre teamets plan, og følg reglene som gjelder for deres områder og plasser.
4. Planlegg for endringer og deltakere hjemmefra
Avtal hvordan dere gir beskjed om en endret kontordag. Frigi en reservert plass hvis den ikke lenger skal brukes. Hvis en nøkkelperson melder avbud, vurder om fellesaktiviteten fortsatt gir mening.
Hvis noen skal delta hjemmefra, bør invitasjonen inneholde en videolenke og en tydelig agenda. Del materialet på forhånd, og sørg for at deltakerne på skjermen også kommer til orde.
Et eksempel på en enkel ukeplan
En prosjektgruppe velger tirsdag for å gå gjennom en prototype. Deltakerne bekrefter oppmøtet senest torsdag i uken før. Gruppen booker egnede arbeidsplasser og et rom til gjennomgangen. Endringer meldes i prosjektets kanal, og materialet deles med kollegaen som deltar hjemmefra.
Eksempelet er en mulig rutine som dere kan tilpasse til arbeidsuken. Det avgjørende er at planen hjelper dere å løse oppgaven sammen.
Oppfølging etter de første ukene
Spør teamet om fellesdagene ga den ønskede tiden sammen. Var de riktige personene til stede? Var arbeidsplassene egnede? Var det lett å endre planen? Juster rytmen ut fra svarene.
Se også vår oversikt over hybridarbeid for de bredere avtalene om kontor- og hjemmearbeid. En god ukeplan gjør disse avtalene konkrete i hverdagen.