Trin 1: Registrering af gæsten #
Når du har en bemandet reception, behøver dine gæster ikke at tjekke ind digitalt. Receptionen kan håndtere dette for jer. Her er, hvordan det foregår.
Receptionisten starter med at registrere gæsten ved at trykke på “Add”. Dette åbner en formular, hvor gæstens navn, email, telefonnummer og virksomhed skal indtastes, samt hvem værten er.
Trin 2: Check-in processen #
Efter registreringen skal receptionisten trykke på “Check-in”. Dette markerer i systemet, at gæsten er ankommet. Det er en simpel proces, der sikrer, at alle er opdaterede om, hvem der er i bygningen.
Trin 3: Preregistrering og værtens rolle #
Receptionen har også mulighed for at preregistrere gæster, og værten kan gøre det samme igennem MyDesk I Outlook eller mobil. Dette giver en fleksibel tilgang til gæstehåndtering.
Trin 4: Check-ud når gæsten forlader #
Når gæsten forlader bygningen, kan receptionisten trykke på “Check-ud”. Dette opdaterer systemet med, at gæsten er gået. Det er en smart måde at holde styr på, hvem der er i huset på ethvert tidspunkt.
Trin 5: Print Gæstekort #
#
Hvis det er nødvendigt at udlevere et gæstekort, kan receptionisten trykke på print-knappen. Gæstekortet printes derefter automatisk og er klar til udlevering til gæsten.
Trin 6: Informér værten #
Det er vigtigt for værten at vide, hvornår gæsten ankommer. Receptionisten kan sende en mail og sms til værten ved at trykke på kuverten i systemet. Dette sker automatisk ved check-in, hvis funktionen er aktiveret, men også muligt manuelt at gensende begge
Trin 7: Automatisk print og kommunikation #
Hvis indstillingerne er sat til automatisk at sende sms’er og mails, samt printe kort, sker dette uden yderligere handlinger. Ellers kan receptionisten manuelt udføre disse opgaver.