I en travl hverdag er det ofte nødvendigt at planlægge gentagne møder for at sikre kontinuerlig kommunikation og koordinering. I denne guide vil jeg vise, hvordan du nemt kan oprette gentagne møder i MyDesk Planner.
Step 1: Åben MyDesk Planner #
Det første, du skal gøre, er at åbne MyDesk Planner. Du kan finde det ved at gå til planner.mydesk.dk, her vil du se en oversigt over de tilgængelige mødelokaler.
Step 2: Vælg dit mødelokale #
Når du er inde i MyDesk Planner, skal du finde det mødelokale, hvor du ønsker at afholde dit møde. Lad os sige, at det er tirsdag den 14. januar, og du vil gerne oprette en mødeserice i konferencerummet hver tirsdag kl. 13:00.
Step 3: Marker tidsrummet og skriv titel #
Marker det tidsrum, du ønsker at reservere, og skriv en passende titel for mødet. Det er også en god idé at angive, hvem der skal deltage og hvad formålet med mødet er. For at gøre dig selv til mødearrangør, kan du sætte dig selv som organizer.
Step 4: Opret mødeserien #
For at oprette et gentaget møde skal du trykke på knappen “Opret gentaget møde”. Her kan du vælge, hvor ofte mødet skal gentages. Du kan vælge at det skal ske hver uge, hver måned, osv.
Step 5: Bekræft indstillinger og send invitation #
Når du har valgt alle indstillinger, trykker du på “Send”. Dette sikrer, at dit møde nu gentager sig hver tirsdag kl. 13:00, som du har angivet.
Step 6: Bestilling af mødeforplejning #
En vigtig detalje at huske på er, at hvis du skal have mødeforplejning til et møde i en mødeserie. så skal du huske at tilføje det alle møder enkeltvist. Dette er for at undgå, at der bliver bestilt for meget forplejning, som måske ikke er nødvendigt, da ikke alle gentagne møder altid bliver afholdt.
Step 7: Opfølgning og tilpasninger #
Det er en god idé at følge op på dine gentagne møder. Gå ind ugen før mødet for at sikre, at alle er klar og at der er styr på forplejningen. Hvis der er ændringer i deltagelse eller mødetidspunkt, skal du sørge for at informere alle involverede parter.
Afslutning #
At oprette gentagne møder i MyDesk Planner er en enkel proces, der kan hjælpe med at holde dit team organiseret og effektivt. Ved at følge disse trin kan du sikre, at alle er informeret og forberedt til møderne. Gentagne møder kan være en fantastisk måde at forbedre kommunikationen og samarbejdet i dit team.
Husk, at planlægning er nøglen til succes, og ved at bruge MyDesk Planner kan du spare tid og undgå misforståelser. God fornøjelse med dine møder!