I denne guide vil vi gennemgå, hvordan man opretter og administrerer kostcentre i MyDesk.
Step 1: Log ind på MyDesk #
For at komme i gang skal du logge ind på din virksomheds MyDesk-konto. Gå til https://firmanavn.mydesk.dk. Det er vigtigt at have administrative rettigheder for at kunne administrere kostcentre og forplejning. Uden disse rettigheder vil du ikke kunne se de nødvendige indstillinger.
Step 2: Find administrationspanelet #
Når du er logget ind, skal du finde administrationspanelet. Det er placeret nederst til venstre i menuen, hvor du vil se et punkt, der hedder Administration.
Step 3: Gå til frokost og forplejning #
Når du klikker på Administration, vil du blive ført til en side med forskellige muligheder. Her skal du finde og klikke på Frokost og forplejning og derefter på Admin. Dette åbner op for de indstillinger, der er relateret til kostcentre.
Step 4: Se eksisterende kostcentre #
Under fanen Afdelinger og ledere kan du se alle de eksisterende kostcentre. Her kan du få et overblik over, hvilke kostcentre der allerede er oprettet, og hvem der er ansvarlig for dem.
Step 5: Opret et nyt kostcenter #
Hvis du ønsker at oprette et nyt kostcenter, skal du klikke på de tre prikker ved siden af eksisterende kostcentre. Herfra kan du vælge at tilføje et nyt kostcenter ved at klikke på Tilføj afdeling.
Step 6: Indtast konstcenter navn #
Når du tilføjer et nyt kostcenter, skal du indtaste et navn. Dette navn vil være synligt for alle, der skal bestille forplejning, så det er vigtigt at vælge et klart og beskrivende navn.
Step 7: Vælg en bruger til godkendelse #
Efter at have indtastet kostcenternavn, skal du vælge en bruger, der skal godkende omkostningerne, der bliver bestilt for dette kostcenter. Du kan søge efter brugeren i systemet ved at indtaste deres navn. Nogle virksomheder gør ikke brug af godkendelse af bestillinger. Er dette tilfældet, så kan du bare vælge en dummy konto eller f.eks. lederen af kantinen.
Step 8: Aktivér kostcentret #
Når du har valgt brugeren, skal du sørge for at markere kostcentret som aktivt. Dette sikrer, at det er tilgængeligt for dine kollegaer, så de kan begynde at bestille mødeforplejning til det pågældende kostcenter.
Step 9: Indtast Opus-indstillinger (hvis relevant) #
Hvis din virksomhed bruger Opus som økonomisystem, skal du indtaste de relevante Opus-indstillinger. Dette er kun nødvendigt, hvis du har en integration til Opus og ønsker at sende udgifterne over til systemet.
Step 10: Gem ændringerne #
Når du har indtastet alle nødvendige oplysninger, skal du klikke på Save for at gemme ændringerne. Kostcentret vil nu være tilgængeligt for dine kollegaer, så de kan begynde at booke mødeforplejning til dette kostcenter.
Step 11: Bekræftelse af kostcenter #
Det er en god idé at bekræfte, at kostcentret er korrekt oprettet. Du kan gøre dette ved at gå tilbage til administrationspanelet og sikre dig, at det nye kostcenter vises korrekt under afdelinger og ledere.
Step 12: Rapportering #
MyDesk tilbyder også rapporteringsfunktioner, som kan være nyttige til at overvåge omkostningerne for hver afdeling. Brug disse rapporter til at analysere forbruget og foretage eventuelle nødvendige justeringer.
Step 13: Kontakt support hvis nødvendigt #
Hvis du støder på problemer under administrationen af kostcentre, er det vigtigt at kontakte MyDesk-supporten. De kan give dig den hjælp, du har brug for, for at sikre, at alt fungerer som det skal.
