I denne guide vil jeg vise dig, hvordan du nemt kan bestille mødeforplejning til dine møder gennem Outlook ved hjælp af MyDesk Addin’et. Vi vil tage dig gennem trinene for at sikre, at du får den bedste oplevelse, når du planlægger dine møder.
Trin 1: Åbn Outlook og vælg mødedato #
Det første, du skal gøre, er at åbne din Outlook-applikation. Her skal du vælge den dato, du ønsker at holde dit møde.
Jeg vil gerne have et møde her den 12. februar. Når du har valgt datoen, åbner du mødet som du plejer.
Trin 2: Vælg mødelokale #
Når du har oprettet mødet, skal du vælge et mødelokale.
Hvis du ikke er sikker på, hvor mødelokalet ligger, kan du bruge MyDesk til at finde det. MyDesk hjælper dig med at navigere til de forskellige lokationer og finde det rigtige mødelokale.
Trin 3: Åbn MyDesk appen #
Næste skridt er at åbne MyDesk appen. Her kan du se alle de oplysninger, du har brug for til at booke mødet.
Du kan vælge at udfylde oplysningerne direkte i MyDesk, eller du kan fortsætte med at arbejde i Outlook. Uanset hvad, vil dataene blive synkroniseret mellem de to platforme.
Trin 4: Vælg mødeforplejning #
Nu er det tid til at tilføje mødeforplejning. Først skal du vælge et kostcenter. Det kan være en god idé at gemme nogle favoritter ved at trykke på stjernen, så du nemt kan finde dem næste gang.
Som standard starter den med det kostcenter, du brugte sidst, så du slipper for at vælge det hver gang.
Trin 5: Angiv deltagerantal #
Du skal nu angive, hvor mange interne og eksterne mødedeltagere der vil være. Dette er vigtigt for at kunne beregne omkostningerne og momsafgifterne korrekt. Det er også en god idé at tilføje kommentarer til kantinen, hvis der er noget specifikt, de skal være opmærksomme på.
Trin 6: Vælg leveringsmetode #
Dernæst skal du vælge, hvordan leveringen af mødeforplejningen skal foregå. Vil du have kantinen til at sætte op, eller skal de blot klargøre forplejningen til afhentning?
Trin 7: Specificer mødeforplejningen #
Nu er det tid til at specificere, hvad du gerne vil have af forplejning til mødet. Du kan vælge forskellige retter og angive, om der skal være flere leveringstidspunkter. For eksempel kan du have brug for brunch, frokost og aftensmad til et heldagsmøde – i dette tilfælde kan du sætte leveringstidspunkter.
Trin 8: Gem din bestilling #
Når du har indtastet alle oplysningerne om mødeforplejningen, skal du trykke på Gem for at færdiggøre bestillingen. Dette sikrer, at alt er korrekt, og at mødeforplejningen er bestilt.
Trin 9: Send mødeinvitationen #
Efter du har bestilt mødeforplejningen, skal du sende mødeinvitationen ud til dine mødedeltagere. Det er vigtigt, at alle deltagerne modtager de nødvendige oplysninger om mødet i god tid.
Trin 10: Tjek din bestilling #
Hvis du senere ønsker at tjekke, hvad du har bestilt, kan du gå tilbage til MyDesk og se under mødeforplejning. Her kan du opdatere bestillingen, hvis der er ændringer.
Afslutning #
At bestille mødeforplejning gennem Outlook med MyDesk er en hurtig og effektiv proces. Ved at følge disse trin kan du sikre, at dine møder forløber glat, og at alle deltagere får en godoplevelse.