Et gæsteregistreringssystem er en teknologi, der bruges til formelt at "spore" besøgende i dine bygninger eller kontorer. En besøgende kan være en kunde, leveringsperson, jobsøgende, entreprenør, konsulent eller CEO’s fjerne fætter. I bund og grund enhver, der ikke er en fast fuldtidsansat, en besøgende.
1 Hvordan Virker et Gæsteregistreringssystem?
Den gammeldags version af et gæsteregistreringssystem er tilmeldingsarket – et stykke papir, der normalt holdes på en udklipsholder eller i en mappe ved indgangen. Når en besøgende ankommer, skriver de deres navn, værten, tidspunkt. Derefter meddeler personalet ved receptionen værten, at deres besøgende venter i lobbyen. På et tidspunkt bliver dette tilmeldingsark arkiveret eller makuleret, og et nyt ark vises på udklipsholderen for at registrere de næste 10 eller så besøgende.
2. Hvorfor har du Brug for et Gæsteregistreringssystem?
Mange virksomheder i dag bruger denne teknologi på grund af de mange fordele, det tilbyder. Fra at forbedre produktiviteten og sikkerheden på kontoret til at forbedre virksomhedens brandimage – et gæsteregistreringssystem er en uvurderlig ressource.
2.1 Forbedret Produktivitet
Et gæsteregistreringssystem hjælper med at eliminere forstyrrelser, især i kontorer, der ikke har en fuldtids receptionist. Forskning viser, at forstyrrelser ikke kun er irriterende, men de kan faktisk gøre os dummere. Ved at minimere disse forstyrrelser kan et gæsteregistreringssystem hjælpe med at forbedre produktiviteten på kontoret.
2.2 Forbedret Sikkerhed
Din reception spiller en stor rolle i din kontorsikkerhed. Det inkluderer at holde din virksomheds information sikker. Og et gæsteregistreringssystem kan hjælpe med det. Det kan hjælpe med at sikre, at ingen uønskede besøgende kan få adgang til dine kontorer eller følsomme informationer.
2.3 Forbedret Brandimage
Et gæsteregistreringssystem hjælper dig med at skabe et godt førsteindtryk og sikre, at brandimage, du har, er det, du vil have. Det hjælper med at gøre dine besøgende føler sig velkomne og hjælper dem med at komme i kontakt med, hvem de skal se hurtigt og effektivt.
3. Hvad skal du Se efter i et Gæsteregistreringssystem?
Der er flere gæsteregistreringssystemer på markedet. Og mens de alle udfører den grundlæggende opgave at tjekke besøgende, varierer de i de funktioner og funktioner, de tilbyder. Her er syv af de mest væsentlige funktioner at se efter, baseret på vores kunders tilbagemeldinger:
- Tilpasset Check-in Proces: Du har sandsynligvis mere end én type besøgende, og de behøver ikke alle at gennemgå den samme check-in proces.
- Besøgslogs og Rapporter: Et gæsteregistreringssystem skal give dig mulighed for nemt at oprette og se rapporter over dine besøgende.
- Brugervenlighed: Systemet skal være nemt at bruge for både dine ansatte og dine besøgende.
- Understøttelse af Hardware: Systemet skal understøtte den hardware, du har, såsom en tablet til check-in eller en printer til at udskrive besøgsbadges.
- Sikkerhed: Systemet skal have passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine besøgendes informationer for at overholde GDPR.
- Kundesupport: Hvis du har problemer med systemet, skal du kunne få hjælp hurtigt på dit eget sprog.
4. Hvordan kan et Gæsteregistreringssystem Transformere Din Reception?
Et gæsteregistreringssystem kan hjælpe med at transformere din reception på flere måder.
4.1 Automatisering af Check-in Processen
Ved at automatisere check-in processen, kan et gæsteregistreringssystem hjælpe med at frigøre din receptionist til at arbejde på andre ting. Det betyder, at de kan fokusere på andre vigtige opgaver i stedet for at skulle bekymre sig om at checke besøgende ind og ud.
4.2 Forbedring af Besøgendes Oplevelse
Et gæsteregistreringssystem kan hjælpe med at forbedre dine besøgendes oplevelse ved at gøre check-in processen hurtig, nem og effektiv. Det kan også hjælpe med at gøre dem føler sig mere velkomne ved at give dem en personlig velkomstbesked.
4.3 Forbedring af Sikkerheden
Ved at give dig et klart overblik over, hvem der er i din bygning på ethvert givet tidspunkt, kan et gæsteregistreringssystem hjælpe med at forbedre sikkerheden på dit kontor. Det kan også hjælpe med at sikre, at kun autoriserede besøgende kan få adgang til dine kontorer.
4.4 Forbedring af Rapportering og Overholdelse
Et gæsteregistreringssystem kan give dig detaljerede rapporter over dine besøgende, hvilket kan hjælpe med at forbedre din rapportering og overholdelse. Det kan også hjælpe med at sikre, at du overholder eventuelle lovmæssige krav til besøgsstyring.
5. Konklusion
Gæsteregistreringssystemer er en uvurderlig ressource for enhver virksomhed. De hjælper med at forbedre produktiviteten, sikkerheden og brandimage, samtidig med at de gør det nemt at holde styr på, hvem der besøger dit kontor. Med den rigtige gæsteregistreringssystem, kan du transformere din reception og give dine besøgende en bedre oplevelse.
Læs mere om hvordan MyDesk gæsteregistrering kan hjælpe din virksomhed med at effektivere og transformere jeres reception.
