Hvad er Hot desking?

Fleksibelt kontor

Hot desking er en arbejdspladsstrategi, der har vundet stigende popularitet i de seneste år. Med sin fleksibilitet og evne til at optimere udnyttelsen af arbejdspladsen er hot desking blevet en attraktiv løsning for virksomheder i den moderne hybridarbejdspladsæra. I denne artikel vil vi se nærmere på hot desking – hvad det er, hvornår man skal anvende det, og hvordan det kan hjælpe hybridvirksomheder med at opnå forretningsmål samtidig med at det tilbyder den fleksibilitet og frihed, som medarbejdere efterspørger i den store fratrædelsesbølge.

Hvad er hot desking?

Hot desking er en hybridarbejdspladsstrategi, hvor medarbejdere har mulighed for at bruge tilgængelige skriveborde på forskellige tidspunkter. Virksomheder vælger typisk hot desking for at optimere udnyttelsen af pladsen, forbedre effektiviteten ved skrivebordene og reducere omkostningerne til ejendom.

Hvordan fungerer hot desking?

Hot desking fungerer ved at fjerne den traditionelle tilknytning mellem medarbejder og skrivebord. I stedet for at have et fast tildelt skrivebord, kan medarbejderne vælge et ledigt skrivebord, når de kommer på arbejde. Dette kan være et hvilket som helst skrivebord, der ikke er reserveret eller optaget af en anden medarbejder. Hot desking kan enten være baseret på først-til-mølle-princippet eller ved reservation af skrivebordet på forhånd.

Fordelene ved hot desking

Hot desking tilbyder en række fordele både for medarbejdere og arbejdsgivere. Når det implementeres korrekt, kan hot desking give følgende fordele:

Optimeret udnyttelse af pladsen

Hot desking øger udnyttelsen af kontorpladsen ved at reducere antallet af tomme skriveborde på gulvplanen. I stedet for at have et fast tildelt skrivebord til hver medarbejder kan skrivebordene deles af flere medarbejdere. Dette øger skrivebordets udnyttelsesgrad og reducerer behovet for unødvendig plads.

Omkostningsbesparelser

Hot desking kan hjælpe virksomheder med at reducere omkostningerne til husleje. Ved at maksimere brugen af eksisterende kontorplads kan virksomheder undgå at udvide deres ejendomsportefølje eller reducere den eksisterende portefølje. Dette er især effektivt i hybridarbejdspladser, hvor pladsbehovet kan variere betydeligt.

Forbedrede medarbejderrelationer

Hot desking giver medarbejdere mulighed for at arbejde sammen med kolleger, som de normalt ikke ville have haft mulighed for at interagere med. Dette kan styrke eksisterende relationer, skabe nye forbindelser, fremme teamwork og forbedre tværafdelingsmæssige relationer.

Øget samarbejde

Hot desking kan forbedre effektiviteten og samarbejdet på arbejdspladsen. Hvis der er fem afdelinger, der arbejder på et projekt, kan et fleksibelt arbejdsmiljø med hot desking muliggøre en hurtig op- og nedskalering af projektet, når behovet ændrer sig, uden at det er nødvendigt at tilføje mere plads. Hot desking giver mulighed for møder ansigt til ansigt og skaber et rum for forbedret kommunikation og stærke sociale bånd inden for teams.

Øget tværfaglig samhørighed

Hot desking muliggør tværafdelingsmæssigt samarbejde, hvilket kan bidrage til at skabe en mere sammenhængende virksomhed. Når medarbejdere arbejder sammen med kolleger, de normalt ikke arbejder sammen med, får de adgang til nye kreative idéer og objektive synsvinkler.

Øget medarbejdertilfredshed

Medarbejderes empowerment på arbejdspladsen kan have en stor indvirkning på medarbejdertilfredsheden. Hot desking giver medarbejdere mulighed for at vælge, hvor de vil sidde, hvilket giver mere valgfrihed og autonomi. Hot desking hjælper også med at skabe en fleksibel arbejdsplads, der giver virksomheder mulighed for at reducere deres ejendomsbehov, og medarbejdere kan opretholde personlig fleksibilitet og work-life balance.

Øget effektivitet

Hot desking gør det nemmere for medarbejdere at starte med at arbejde uden at skulle reservere skriveborde på forhånd. Medarbejdere kan blot sætte sig ned, tilslutte deres udstyr og gå i gang med arbejdet.

Fleksibilitet i hybridarbejdet

Hot desking gør det lettere at arbejde i en hybrid- eller fleksibel arbejdsmodel. Ved at tilbyde ikke-tildelte fleksible siddepladser på først-til-mølle-princippet kan medarbejdere møde op og begynde at arbejde uden besværet med at reservere skriveborde på forhånd eller overholde fastsatte brugstider. Hot desking giver medarbejdere mulighed for at håndtere eventuelle udfordringer, de kan opleve i deres valgte arbejdsmiljø (byggeristøj, besøgende, travle caféer) på en sikker og pålidelig måde. Fleksibilitet hjælper med at forebygge arbejdsrelateret stress og opretholde medarbejdertilfredshed.

Arbejdspladsens hygiejne

Hot desking giver medarbejdere mulighed for at fokusere på arbejdet uden afbrydelser fra et rodet skrivebord. Når medarbejderne ikke har et fast tildelt skrivebord, bliver de nødt til at efterlade deres skriveborde rene, da de måske ikke vender tilbage til det samme skrivebord næste gang de er på kontoret. Dette øger forventningerne til renlighed og skaber mere hygiejniske og sikrere arbejdspladser.

Hot desking kontorarrangementer

Hot desk-siddearrangementer kan anvendes på forskellige måder og kan tilpasses forskellige behov. Implementering af hot desking er en effektiv arbejdspladsstrategi, når den anvendes til at understøtte fleksible arbejdsstrategier, samarbejdsområder eller hybridarbejdsmodeller.

Først-til-mølle

Først-til-mølle hot desking giver mulighed for, at medarbejdere kan komme ind og bruge ethvert ledigt skrivebord eller rum. Først-til-mølle-modellen giver medarbejderne fleksibilitet til at dukke op efter behov og forhindrer dem i at reservere skriveborde, som de ikke bruger.

Reserverede skriveborde

Reserverede skriveborde giver medarbejderne mulighed for at reservere de skriveborde, de har til hensigt at bruge. Dette giver medarbejderne gennemsigtighed omkring, hvor de vil sidde, hvem de vil være omgivet af, og hvilken dynamik de kan forvente på kontoret. Selvom medarbejdere kan reservere et skrivebord og ikke bruge det, kan anvendelse af en skrivebordsbookingsystem som OfficeSpace give data og analyser omkring skrivebordsallokering og udnyttelse, så misbrug af reservationsordningen kan identificeres og håndteres.

Tildelt siddeplads

Tildelt siddeplads kan være en nyttig hot desking-model for virksomheder, der ikke har behov for meget tværafdelingsmæssigt samarbejde. Tildelte siddepladser begrænser de skriveborde, som en medarbejder kan reservere. Der er dog risiko for, at en medarbejder, der har brug for en plads, ikke har nogen ledige. Dette kan undgås ved at bruge skrivebordsbookingsoftware som OfficeSpace, der giver gennemsigtighed for medarbejderen om, hvorvidt skrivebordet er i brug eller ej.

Kontorområder

Kontorområder består af grupper af skriveborde dedikeret til specifikke funktioner eller afdelinger. Hot desks kan bruges inden for hvert kontorområde for at imødekomme individuelle medarbejderes siddebehov, f.eks. at arbejde sammen med et team eller have brug for specifikke kontorfaciliteter. Kontorområder er ideelle for store virksomheder, der kan have 60 skriveborde eller flere i et område.

Aktivitetsbaserede arbejdsområder

Et aktivitetsbaseret arbejdsområde (ABW) er en dedikeret gruppe af siddepladser eller en zone, der er oprettet til at understøtte visse typer samarbejde på arbejdspladsen. Typisk fokuseret på en bestemt aktivitet eller type arbejde – stille arbejde, private kontorer, gruppearbejde, skriveborde til teamspecifikke opgaver, et personligt skrivebord til individuelt arbejde og mere – kan de fleste aktivitetsbaserede arbejdsområdedesigns drage fordel af den fleksibilitet, som hot desks giver.

Agile arbejdsområder

Et agilt arbejdsmiljø giver medarbejderne næsten ubegrænset autonomi. For eksempel får medarbejderne en opgave, men de får lov til at vælge, hvornår, hvor og endda hvordan de vil løse den. Agilt arbejde er ofte direkte afhængig af hot desks for at give medarbejderne ekstrem fleksibilitet med siddepladser.

Hot desking vs. hoteling: Hvad er forskellen?

Hot desking er, når medarbejdere sætter sig ved et hvilket som helst ledigt skrivebord for dagen uden at reservere det på forhånd, mens hoteling er, når medarbejdere reserverer en ikke-tildelt siddeplads på forhånd. Mange mennesker bruger fejlagtigt udtrykkene hot desking og office hoteling om hinanden, men de er ikke det samme.

Udfordringer ved hot desking og hvordan arbejdsgivere kan håndtere dem

Selvom hot desking har mange fordele, er det ikke uden udfordringer. Uden de rette værktøjer kan det være besværligt at finde et ledigt skrivebord for dagen. Som et resultat er medarbejdere ikke altid begejstrede for at skulle skifte skriveborde hver gang de kommer på arbejde, finde et sted til deres ejendele og håndtere potentielle forstyrrelser. Det menes også, at teams ikke altid får mulighed for at opbygge forbindelser som de ville have gjort i et traditionelt kontor med faste skriveborde og private kontorer på gulvplanen. Her er hvordan man kan løse de mest almindelige udfordringer med hot desking på arbejdspladsen:

Giv medarbejdere værktøjer til hot desking, der gør det nemmere at dele skriveborde

Brug arbejdspladssoftware som MyDesk, der gør hot desking hurtigere og mere effektivt for medarbejderne. En arbejdsplads mobilapp og realtidskontorkort (floorplan) kan gå langt i at fjerne friktion fra hot desking-oplevelsen. Ved at have disse værktøjer får medarbejderne gennemsigtighed om, hvad der sker på kontoret, og hvilke reserverbare mødelokaler og skriveborde der er tilgængelige. Dette giver dem de oplysninger, de har brug for, for at træffe informerede beslutninger om, hvordan de skal navigere i deres arbejdsdag.

Håndter hot desks med skrivebordsbookingsoftware

Brug skrivebordsbookingsoftware som MyDesk, der giver yderligere indsigt i, hvordan, hvornår og af hvem skriveborde og rum bliver brugt. Dette kan hjælpe ledelsesteamet med at følge hot desking-strategiens succes i realtid og forbedre skrivebordsbookingoplevelsen for alle.

Sørg for, at teams arbejder sammen

Efter pandemien er det almindeligt, at teams deler deres tid mellem fjernarbejde og samarbejde på kontoret. For at fremme bedre team-sammenhæng og forhindre følelsen af isolation i fjernarbejdsoplevelsen, afhold regelmæssige videokonferencemøder, så teams kan interagere med hinanden, selvom de ikke er fysisk på samme sted. Regelmæssige teamudflugter eller sammenkomster kan også være effektive til at bringe nye medarbejdere, langvarige kontormedarbejdere og fjernarbejdende teammedlemmer sammen.

Håndter forstyrrelser med en gennemtænkt floorplan

Ved at bruge fleksible siddearrangementer som kontorområder eller aktivitetsbaserede arbejdsområder kan der være en grundlæggende floorplan, som medarbejderne kan navigere for at undgå forstyrrelser. Hvis en medarbejder har brug for et mere fokuseret arbejdsmiljø, kan de bruge de dedikerede "stille zoner".

Giv plads til personlige ejendele

Medarbejderpræferencer er vigtige her, og det anbefales at rådføre sig med medarbejderne om, hvordan de gerne vil have deres personlige ejendele. Skabe eller opbevaringskasser i nærheden af indgangen eller langs væggene kan give et sikkert sted for medarbejdere at opbevare deres ejendele.

Giv mulighed for kontorpersonalisering

Medarbejdere, der er vant til at arbejde på et traditionelt kontor, kan have svært ved at tilpasse sig et fleksibelt kontorarrangement på grund af manglen på et personligt skrivebord eller en privat kontor. Arbejdsgivere kan mindske disse udfordringer ved at give alternative måder, hvorpå medarbejdere kan personalisere delte kontorområder. For eksempel kan der oprettes opslagstavler dedikeret til personalisering eller opfordres til, at medarbejdere bringer genstande fra deres hjemmekontor med (så længe de forstår, at delte skriveborde er et fælles arbejdsrum, og medarbejdere skal tage personlige genstande med hjem samme dag).

Brug af dataanalyse til at måle succesen af hot desking og håndtere facilitetsplanlægning

Implementering af hot desking er ikke en engangsoplevelse. Overvågning af skrivebordsbrug og sikring af, at tilgængelige hot desks afspejler teamets behov, tager tid. Arbejdsgivere bør holde nøje øje med følgende metrikker for at følge arbejdspladstendenser, træffe informerede beslutninger og holde facilitetsplanlægningen opdateret.

Arbejdspladsanlyser

Arbejdspladsanalyser hjælper virksomheder med at analysere udnyttelsen af kontorskriverborde, facilitetsplanlægning og andre områder, der påvirker en organisations succes. Dette giver en overordnet forståelse, der giver virksomheder mulighed for at træffe intelligente beslutninger vedrørende deres arbejdspladser. Ved at overvåge brugen af hot desks kan arbejdspladsteams identificere brugstendenser, forstå medarbejdernes siddebehov og skabe en bedre siddepladsopsætning på gulvplanen.

Driftsrapporter

Driftsrapporter guider facilitetsstyring og planlægning. Rapporter om forebyggende og forudsigende vedligeholdelse giver indsigt i facilitetsdrift, så man kan spore, hvornår der er behov for facilitetsopdateringer, inden det bliver en kostbar opgave. Driftsrapporter kan informere om behov for implementering af bygningsautomatiseringssystemer (BAS) som sikkerhed, HVAC, belysning og mere.

Rapporter om synlighed

Rapporter om synlighed giver gennemsigtighed om, hvordan rummet bliver brugt af medarbejderne. Ved hjælp af badges og sensorer kan man få en realtidsforståelse af kontorets layout og brug. Disse data kan bruges til at oprette en mere effektiv gulvplan og forbedre udnyttelsen af pladsen.

Pladsudnyttelse

Denne metrik viser, hvordan pladsen fordeles og bruges af medarbejderne over tid. Ved at spore pladsudnyttelsen kan virksomheder forstå, hvor folk samles, identificere spildplads, forbedre kontordesign og optimere hvilke typer skriveborde der er tilgængelige på gulvplanen.

Belægningsdata

At spore og forbedre belægningsgraden er en af de enkleste måder, hvorpå virksomheder kan skabe mere effektiv kontorplads. Og det er også den bedste måde at sikre, at de har den rigtige forhold mellem hot desks til at imødekomme behovene hos de medarbejdere, der er på kontoret.

Præsensdata

Præsensdata er den trendende analyse af skrivebordsbooking. Ved at kombinere synlighedsrapporter, pladsudnyttelse og belægningsdata giver præsensdata facilitetsansvarlige et overblik over kontorbrugen. Ved hjælp af medarbejderbadge-data, skrivebords- og mødelokalebookinger, check-ins, aflysninger, wifi-logfiler og undertiden sensorer kan facilitetsansvarlige oprette en mere udviklet vejledning til pladsoptimering.

Hvorfor er skrivebordsbookingdata ikke nok?

Selvom skrivebordsbookingdata giver værdifulde indsigter om pladsudnyttelse, vurderer det ikke de finere detaljer om, hvordan pladsen bliver brugt. Med IoT-teknologien, som OfficeSpace tilbyder, kan robust præsensdata kombineres med avanceret analyse, som facilitetsstyringspersonale har brug for for at træffe informerede beslutninger om pladsudnyttelse.

Hvorfor har du brug for hybridarbejdspladsstyringssoftware for at få hot desking til at fungere?

Hot desking og hybridarbejdsmodeller går hånd i hånd. Hot desking har en række fordele for virksomheder og medarbejdere, herunder forbedret pladsudnyttelse, omkostningsbesparelser og øget medarbejderengagement. Men det fungerer bedst, når det integreres med understøttende værktøjer og eksisterende systemer.

Arbejdspladsstyringssoftware som MyDesk kan optimere hele oplevelsen. Det kan adressere alt fra opsætning til daglig brug og administration, give medarbejdere og teams de værktøjer, de har brug for til hybridarbejdet og forbedre mange andre aspekter af arbejdspladsoplevelsen for hold og enkelte medarbejdere.

En effektiv arbejdspladsstyringsplatform har følgende funktioner:

  • Flytning af værktøjer til planlægning og administration af enkeltstående og større flytninger.
  • Værktøjer til pladsstyring til forbedring af pladsudnyttelse og eliminering af overflødig plads.
  • Realtidskontorkort, der understøtter vejledning på kontoret og viser medarbejderne, hvilke skriveborde og mødelokaler der er tilgængelige til brug.
  • Skrivebords- og mødelokalebookingsoftware, der giver en gnidningsfri bookingoplevelse for medarbejderne og understøtter enhver form for konferencerum eller skrivebordsbookingstrategi – hot desking, hoteling, fri adressering, aktivitetsbaseret arbejde og kontorområder.
  • Scenarieplanlægning og stakplanlægningsfunktionalitet til at teste hypotetiske ændringer i gulvplanen visuelt og foretage hurtige og effektive ændringer i virksomhedens portefølje.

Sådan kan MyDesk hjælpe dig med hot desking

MyDesk giver dig alt hvad du har brug for til at oprette en succesfuld hot desking kontorplads. Det er endda i navnet! Ud over de grundlæggende funktioner i en effektiv hybridstyringssoftware, som er beskrevet i tidligere afsnit, tilbyder MyDesk også:

  • Omfattende rapportering. Den store mængde præsensdata, der leveres fra synlighedsrapporter, pladsudnyttelse og belægningsdata, er kun en af måderne, hvorpå MyDesk kan forudsige den bedste pladsoptimering for dit kontor. Driftsrapporter anvender også en omkostningsbesparende foranstaltning til at foregribe behovet for facilitetsopdateringer og opretholde kontorets funktionalitet.
  • Teknologi. BAS- og IoT-funktioner fremmer bedre sikkerhedsprotokoller, indsamler renere data og skaber en mere sammenhængende arbejdsplads gennem integration af kontoret.
  • Forbindelse. En arbejdsplads mobilapp, som brugerne kan få adgang til hvor som helst, når som helst, er afgørende for medarbejderne, især når den er integreret med Microsoft Office 365, Outlook og Teams

Uanset om du overvejer hot desks til et enkelt kontor eller ønsker at indføre delte skriveborde på tværs af en global portefølje, gør MyDesk hot desking og hybridarbejde nemt for alle. Book en demo i dag for at komme i gang.

Tilmeld nyhedsbrev

* indicates required

Snak med en ekspert

Du er altid velkommen til at ringe til os

6916 0382 eller mail@mydesk.io

Du kan også skrive til os på chatten nedenfor, så svarer vi med det samme.

Henrik, Jesper og Louise - MyDesk