Vous venez au bureau pour échanger sur une tâche. Votre collègue le plus proche travaille chez lui et l’équipe du projet vient le lendemain. Chacun a suivi son propre planning, mais vous ne profitez pas du temps ensemble qui motivait votre déplacement.
Un planning hebdomadaire peut faciliter les rencontres. Il n’a pas besoin d’être détaillé, mais doit indiquer pourquoi vous venez, qui participe et ce qui se passe en cas de changement.
1. Choisissez les tâches avant de choisir les jours
Examinez le travail de la semaine à venir. Quelles tâches souhaitez-vous réaliser ensemble dans une même salle ? Il peut s’agir de lancer un projet, de former un nouveau collègue ou de relire un brouillon. Les tâches concrètes doivent guider le choix des personnes à réunir.
Certaines équipes apprécient une journée commune fixe. D’autres se réunissent autour de projets précis. Choisissez un rythme qui vous convient et clarifiez aussi les besoins de concentration, les horaires et les contraintes individuelles.
2. Fixez une échéance et un endroit unique pour le planning
Fixez une échéance pour valider le planning de la semaine suivante, par exemple le jeudi après-midi. Notez-le dans le calendrier ou le canal partagé que vous utilisez déjà et désignez quelqu’un pour clarifier les points encore en suspens.
Faites la distinction entre un plan prévisionnel et une journée de bureau convenue. Sinon, les collègues risquent de réserver une place ou de planifier le transport sur de mauvaises bases.
3. Trouvez des postes adaptés au travail
Vérifiez la capacité avant que toute l’équipe choisisse le même jour. Avez-vous besoin de postes voisins, d’une salle de réunion ou d’une zone calme ? Une chaise libre n’est pas toujours un poste adapté à la tâche.
Avec Réservation de postes avec MyDesk les employés peuvent voir les postes disponibles sur les plans et réserver près de leurs collègues. Utilisez la réservation pour mettre en œuvre le planning de l’équipe et respectez les règles de vos zones et postes.
4. Prévoyez les changements et la participation à distance
Convenez de la manière de signaler un changement de jour au bureau. Libérez un poste réservé si vous n’en avez plus besoin. Si une personne essentielle ne peut pas venir, décidez si l’activité commune reste pertinente.
Si quelqu’un participe depuis chez lui, ajoutez un lien de visioconférence et un ordre du jour clair à l’invitation. Partagez les documents à l’avance et veillez à ce que les participants à distance puissent aussi prendre la parole.
Un exemple de planning hebdomadaire simple
Une équipe de projet choisit le mardi pour examiner un prototype. Les participants confirment leur présence au plus tard le jeudi de la semaine précédente. L’équipe réserve des postes adaptés et une salle pour la réunion. Les changements sont signalés dans le canal du projet et les documents sont partagés avec le collègue qui participe depuis chez lui.
Cet exemple propose une routine que vous pouvez adapter à votre semaine de travail. L’essentiel est que le planning vous aide à réaliser le travail ensemble.
Suivi après les premières semaines
Demandez à l’équipe si les journées communes ont permis de passer le temps souhaité ensemble. Les bonnes personnes étaient-elles présentes ? Les postes étaient-ils adaptés ? Le planning était-il facile à modifier ? Ajustez le rythme selon les réponses.
Consultez aussi notre aperçu du travail hybride pour les accords généraux concernant le travail au bureau et à domicile. Un bon planning hebdomadaire met ces accords en pratique au quotidien.