Vas a la oficina para comentar una tarea. El compañero con el que más trabajas está en casa y el equipo del proyecto irá al día siguiente. Todos han seguido sus propios planes, pero no tenéis el tiempo juntos que buscabas al ir a la oficina.
Un plan semanal puede facilitar que os reunáis. No tiene que ser extenso, pero debe indicar para qué vais a la oficina, quién participa y qué ocurre si cambia el plan.
1. Elegid las tareas antes de elegir los días
Revisad el trabajo de la próxima semana. ¿Qué tareas queréis realizar juntos en una sala? Puede ser el inicio de un proyecto, la formación de un nuevo compañero o la revisión de un borrador. Dejad que las tareas determinen quién necesita estar presente.
Algunos equipos se benefician de un día fijo compartido. Otros se reúnen en torno a proyectos concretos. Elegid un ritmo que os funcione y aclarad también las necesidades de concentración, los horarios y las circunstancias individuales.
2. Acordad un plazo y un único lugar para el plan
Decidid cuándo debe estar acordado el plan de la semana siguiente, por ejemplo, el jueves por la tarde. Anotadlo en el calendario o canal compartido que ya utilizáis y designad a alguien para resolver lo que quede pendiente.
Distinguid entre un plan provisional y un día de oficina confirmado. Así evitaréis que los compañeros reserven un puesto o planifiquen el desplazamiento basándose en un acuerdo que aún no está cerrado.
3. Buscad puestos adecuados para el trabajo
Comprobad la capacidad antes de que todo el equipo elija el mismo día. ¿Necesitáis puestos contiguos, una sala de reuniones o una zona tranquila? Una silla libre no siempre es el puesto adecuado para la tarea.
Con Reserva de puestos con MyDesk los empleados pueden ver los puestos disponibles en los planos y reservar cerca de sus compañeros. Utilizad la reserva para poner en práctica el plan del equipo y respetad las normas de vuestras zonas y puestos.
4. Preved los cambios y la participación desde casa
Acordad cómo avisar de un cambio de día en la oficina. Liberad un puesto reservado si ya no lo vais a utilizar. Si una persona clave no puede asistir, valorad si la actividad conjunta sigue teniendo sentido.
Si alguien participa desde casa, incluid un enlace de videollamada y un orden del día claro en la invitación. Compartid el material con antelación y aseguraos de que quienes participan a distancia también puedan intervenir.
Un ejemplo de plan semanal sencillo
Un equipo de proyecto elige el martes para revisar un prototipo. Los participantes confirman su asistencia como muy tarde el jueves de la semana anterior. El equipo reserva puestos adecuados y una sala para la revisión. Los cambios se comunican en el canal del proyecto y el material se comparte con el compañero que participa desde casa.
El ejemplo es una posible rutina que podéis adaptar a vuestra semana laboral. Lo importante es que el plan os ayude a realizar el trabajo juntos.
Revisad cómo ha ido tras las primeras semanas
Preguntad al equipo si los días compartidos os dieron el tiempo juntos que esperabais. ¿Estaban las personas adecuadas? ¿Eran apropiados los puestos? ¿Fue fácil cambiar el plan? Ajustad el ritmo según las respuestas.
Consulta también nuestro resumen sobre el trabajo híbrido para conocer los acuerdos generales sobre el trabajo en la oficina y desde casa. Un buen plan semanal pone estos acuerdos en práctica.