¿Qué debe aclarar la prueba piloto?
Una prueba piloto de reserva de puestos es un ensayo acotado antes de que más empleados empiecen a usar la solución. Sirve para detectar errores de configuración y de funcionamiento cuando todavía resultan manejables. Una demostración satisfactoria no equivale a probar una jornada habitual en la oficina.
Elija participantes y defina el alcance
Elija una zona y personas con distintas necesidades: alguien que acuda a menudo a la oficina, un compañero con asistencia variable y una persona que ayude a los demás. Acuerde los dispositivos y canales de reserva que se probarán. MyDesk permite reservar puestos en Outlook, Teams, móvil y web; pruebe los canales que realmente utilizarán.
Designe a una persona para gestionar incidencias y a otra para decidir el siguiente paso. Acuerde la fecha final y los criterios de evaluación antes de empezar. La prueba no tiene que demostrar un ahorro concreto, sino si los empleados pueden completar las tareas acordadas.
Pruebe todo el proceso con puestos reales
- Busque y reserve un puesto para un día de oficina elegido. Compruebe la fecha, la zona y la confirmación.
- Acuda al puesto. ¿Coinciden el número, la ubicación y el equipamiento descrito con la realidad?
- Modifique o cancele la reserva según su procedimiento. Compruebe el resultado en el resumen de reservas.
- Pida a otro participante que intente reservar el mismo puesto y horario. Compruebe que el proceso trata correctamente la reserva existente.
- Pruebe cómo pedir ayuda ante un error. ¿Puede el participante encontrar el contacto adecuado y describir el problema?
Pruebe con los permisos habituales de los participantes. Un administrador puede tener otras opciones, por lo que no basta con probar solo con su cuenta. Utilice reservas de prueba acordadas y cancélelas después.
Registre por separado errores, dudas y solicitudes
Anote la tarea, lo que esperaba el participante y lo que ocurrió. Un número de puesto incorrecto es un error en los datos de base. Un paso de cancelación poco claro puede necesitar mejores instrucciones. Solicitar otra regla de asignación requiere una decisión. Los tres problemas no tienen por qué resolverse del mismo modo.
Guarde sólo la información necesaria para realizar el seguimiento. Evite contraseñas y datos personales superfluos en capturas de pantalla y listas de errores. Especifique el responsable, la próxima acción y el estado de cada elemento.
Acuerde cuándo pasar a la siguiente zona
Un criterio práctico puede ser que los participantes reserven, encuentren y cancelen un puesto sin ayuda, y que los errores que impiden esas tareas se hayan corregido y vuelto a probar. Defina sus propios criterios en lugar de usar un porcentaje arbitrario.
Ejemplo: Todos pueden reservar, pero varias personas llegan al escritorio equivocado porque el plano y las señales no coinciden. Corrija el plano o la señalización y repita el recorrido desde la reserva hasta el puesto antes de ampliar. Completar más reservas no resuelve ese error.
Amplíe con un traspaso de información claro
Reúna las instrucciones corregidas, las limitaciones conocidas y los contactos de soporte. Explique al siguiente grupo qué cambia y quién puede ayudar. Mantenga las mismas tareas de prueba al abrir otra zona: los puestos, el equipamiento y el acceso pueden ser distintos.
Descubra la reserva de puestos de MyDesk.
Consulte la guía general de implementación y puesta en marcha.