Que doit clarifier le projet pilote ?
Un pilote de réservation de postes est un essai limité avant que davantage de salariés utilisent la solution. Il vise à repérer les erreurs de configuration et de fonctionnement tant qu’elles restent faciles à gérer. Une démonstration réussie ne remplace pas le test d’une journée de travail ordinaire.
Choisissez les participants et le périmètre
Choisissez une zone et des personnes aux besoins variés : quelqu’un qui vient souvent au bureau, un collègue à présence variable et une personne qui aide les autres. Définissez les appareils et canaux de réservation à tester. MyDesk permet de réserver des postes dans Outlook, Teams, sur mobile et sur le Web ; testez les canaux que vous utiliserez réellement.
Désignez une personne pour traiter les erreurs et une autre pour décider de la suite. Fixez la date de fin et les critères d’évaluation avant le démarrage. Le pilote ne doit pas démontrer une économie précise, mais vérifier que les salariés peuvent accomplir les tâches convenues.
Testez le parcours complet avec de vrais postes
- Trouvez et réservez un poste pour une journée choisie. Vérifiez la date, la zone et la confirmation.
- Rendez-vous au poste. Le numéro, l’emplacement et l’équipement indiqué correspondent-ils à la réalité ?
- Modifiez ou annulez la réservation selon votre procédure. Vérifiez le résultat dans l’aperçu des réservations.
- Demandez à un autre participant d’essayer de réserver le même poste au même créneau. Vérifiez que le parcours tient correctement compte de la réservation existante.
- Testez la demande d’aide en cas d’erreur. Le participant trouve-t-il le bon contact et peut-il décrire le problème ?
Testez avec les droits habituels des participants. Un administrateur peut disposer d’autres possibilités : son compte seul ne suffit donc pas pour tester. Utilisez les réservations de test prévues et annulez-les ensuite.
Consignez séparément erreurs, questions et demandes
Notez la tâche, ce que le participant attendait et ce qui s’est passé. Un mauvais numéro de poste est une erreur dans les données de base. Une étape d’annulation peu claire peut nécessiter une meilleure explication. Une demande de nouvelle règle d’attribution exige une décision. Ces trois problèmes ne se résolvent pas forcément de la même manière.
Enregistrez uniquement les informations nécessaires au suivi. Évitez les mots de passe et les données personnelles superflues dans les captures d'écran et les listes d'erreurs. Spécifiez le responsable, la prochaine action et le statut pour chaque élément.
Définissez quand passer à la zone suivante
Un critère pratique peut être que les participants réservent, trouvent et annulent un poste sans aide, et que les erreurs empêchant ces tâches aient été corrigées et retestées. Fixez vos propres critères plutôt qu’un pourcentage arbitraire.
Exemple : Tous peuvent réserver, mais plusieurs personnes se rendent au mauvais bureau parce que le plan et les panneaux ne concordent pas. Corrigez le plan ou la signalisation et répétez le parcours de la réservation au poste physique avant d’élargir le déploiement. Davantage de réservations ne résoudront pas cette erreur.
Élargissez le déploiement avec une transmission claire
Rassemblez les consignes corrigées, les limites connues et les contacts d’assistance. Indiquez au groupe suivant ce qui change et qui peut aider. Gardez les mêmes tâches de test à l’ouverture d’une nouvelle zone : les postes, l’équipement et les accès peuvent différer.
Découvrez la réservation de postes avec MyDesk.
Consultez la présentation de la mise en œuvre et de la prise en main.