Hva bør en pilot avklare?
En pilot med skrivebordsbooking er en avgrenset utprøving før flere ansatte tar løsningen i bruk. Målet er å finne feil i oppsett og arbeidsflyt mens de fortsatt er overkommelige å rette. En vellykket demonstrasjon er ikke det samme som å teste en vanlig kontordag.
Velg deltakere og rammer
Velg et område og deltakere med ulike behov: en som ofte er på kontoret, en kollega med varierende oppmøte og en person som hjelper andre. Avtal hvilke enheter og bookingkanaler piloten skal dekke. Med MyDesk kan skrivebord reserveres i Outlook, Teams, på mobil og nett; test kanalene dere faktisk vil bruke.
Utpek en ansvarlig for feil og en som beslutter neste trinn. Avtal sluttdato og vurderingskriterier før start. Piloten trenger ikke vise en bestemt besparelse; den skal vise om ansatte kan gjennomføre de avtalte oppgavene.
Test hele forløpet med faktiske arbeidsplasser
- Finn og reserver en plass til en valgt kontordag. Kontroller dato, område og bekreftelse.
- Gå til skrivebordet. Stemmer plassnummer, plassering og beskrevet utstyr med virkeligheten?
- Endre eller avbestill etter arbeidsflyten dere bruker. Kontroller resultatet i bookingoversikten.
- La en annen deltaker forsøke å reservere samme plass og tidsrom. Kontroller at forløpet håndterer den eksisterende reservasjonen riktig.
- Test hvordan dere får hjelp ved en feil. Kan deltakeren finne riktig kontakt og beskrive problemet?
Test med deltakernes vanlige tilganger. En administrator kan ha andre muligheter, så en test med administratorkontoen alene er ikke tilstrekkelig. Bruk avtalte testreservasjoner og avbestill dem etterpå.
Skriv feil, spørsmål og ønsker separat
Noter den konkrete oppgaven, hva deltakeren forventet og hva som skjedde. Feil plassnummer er en feil i grunnlagsdataene. Et uklart avbestillingstrinn kan kreve bedre veiledning. Et ønske om en annen fordelingsregel krever en beslutning. De tre problemene trenger ikke løses på samme måte.
Lagre kun informasjonen som er nødvendig for å følge opp. Unngå passord og uvedkommende personlige data i skjermbilder og feillister. Spesifiser ansvarlig, neste handling og status for hvert element.
Avtal når dere er klare for neste område
Et praktisk kriterium kan være at deltakerne kan reservere, finne og avbestille en plass uten hjelp, og at feil som hindrer disse oppgavene er rettet og testet på nytt. Bestem kriteriene lokalt i stedet for å bruke et vilkårlig prosentmål.
Eksempel: Alle kan reservere, men flere går til feil skrivebord fordi kart og skilt ikke stemmer. Rett kartet eller skiltingen og gjenta turen fra reservasjon til fysisk plass før dere utvider. Flere gjennomførte reservasjoner løser ikke den feilen.
Utvid med en tydelig overlevering
Samle oppdaterte veiledninger, kjente begrensninger og støttekontakter. Fortell neste gruppe hva som endres og hvem som hjelper. Behold de samme testoppgavene når et nytt område åpnes; plasser, utstyr og tilgang kan være annerledes.