Vereinbaren Sie, welche Informationen die Finanzabteilung benötigt
Beginnen Sie mit einer gemeinsamen Vereinbarung zwischen Kantine, Bestellenden und Finanzabteilung. Welchen Zeitraum soll die Aufstellung abdecken, wer prüft sie und welche Referenz soll jede Bestellung begleiten? Verwenden Sie die Felder und Codes, die tatsächlich zu Ihrem vereinbarten Ablauf gehören.
MyDesk Meeting-Catering unterstützt die Zuordnung zu einem Projekt oder einer Kostenstelle. Bestelldaten können für die interne Abrechnung genutzt werden; ihre Übertragung ins Finanzsystem erfordert ein Zusatzmodul. Klären Sie Konfiguration, Felder und Übertragungsweg, bevor Sie den Prozess als automatisch bezeichnen.
Suchen Sie die Bestellung, bevor Sie eine Referenz korrigieren
Verwenden Sie eine eindeutige Bestellreferenz zusammen mit Datum, Ort und Besteller. Ein Meetingname allein reicht möglicherweise nicht aus, wenn dasselbe Meeting wiederholt wird. Überprüfen Sie das Projekt oder die Kostenstelle mit der verantwortlichen Person, anstatt anhand eines Abteilungsnamens zu raten.
Ein fiktives Beispiel: Ein Team bestellt Mittagessen für ein Projektmeeting, doch die Gastgeberrolle wechselt. Die Abteilung des neuen Gastgebers soll die Kosten nicht automatisch übernehmen. Klären Sie die geltende Referenz und lassen Sie die Korrektur von der verantwortlichen Person bestätigen.
Änderungen mit der Kantine abstimmen
Prüfen Sie geänderte Mengen, verschobene Lieferungen und Stornierungen. Halten Sie die ursprüngliche Bestellung, die letzte bestätigte Änderung und die Lieferangaben der Kantine auseinander. Eine Kalenderänderung allein belegt nicht, was die Kantine erhalten oder geliefert hat.
Vereinbaren Sie, wie eine späte Stornierung oder strittige Lieferung nach Ihren geltenden Bedingungen geklärt wird. Markieren Sie offene Posten zur Nachverfolgung. Löschen Sie diese nicht einfach, damit die Aufstellung aufgeht, und nehmen Sie nicht an, dass eine Stornierung immer Kosten entfallen lässt.
Prüfen Sie die Aufstellung vor der Datenübertragung
- Begrenzen Sie den Zeitraum und prüfen Sie, ob die relevanten Standorte enthalten sind.
- Untersuchen Sie fehlende Referenzen und mögliche Doppelregistrierungen.
- Vereinbaren Sie, wer Korrekturen genehmigt und ausstehende Posten schließt.
Wenn Sie eine Finanzintegration nutzen, prüfen Sie auch das Ergebnis im Zielsystem. Eine versendete Datei oder Nachricht allein belegt keinen abgeschlossenen Import. Prüfen Sie Status und Fehler, bevor Sie dieselben Posten erneut senden.
Machen Sie Korrekturen in Ihrem Workflow nachvollziehbar
Notieren Sie, was geklärt wurde, wer es bestätigt hat und zu welcher Aufstellung die Korrektur gehört. Nutzen Sie den vereinbarten Dokumentationsort und die geltenden Zugriffsregeln. Ein gemeinsamer Name für die endgültige Version hilft, parallele Tabellen zu vermeiden.
Erproben Sie den Ablauf mit wenigen Bestellungen, darunter eine Änderung, eine Stornierung und eine fehlende Referenz. Lassen Sie Kantine und Finanzabteilung das Ergebnis prüfen. Passen Sie die Anleitung an, wenn zwischen Bestellung und Abrechnung Angaben verloren gehen.
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Nutzen Sie die Checkliste, bevor Sie Meeting-Catering bestellen.
Lesen Sie mehr über den Ablauf von der Bestellung bis zur Lieferung des Meeting-Caterings.