Aftal, hvilke oplysninger økonomi skal bruge
Start med en fælles aftale mellem kantinen, bestillerne og økonomi. Hvilken periode skal opgørelsen dække, hvem kontrollerer den, og hvilken reference skal følge hver bestilling? Brug de felter og koder, som faktisk indgår i jeres aftalte arbejdsgang.
MyDesk mødeforplejning understøtter tilknytning til projekt eller omkostningssted. Ordredata kan bruges til intern afregning, og overførsel til økonomisystemet kræver et ekstra modul. Afklar opsætning, felter og overførselsform, før I beskriver processen som automatisk.
Find bestillingen, før I retter en reference
Brug en entydig bestillingsreference sammen med dato, lokation og bestiller. Et mødenavn alene kan være utilstrækkeligt, hvis det samme møde gentages. Kontrollér projekt eller omkostningssted med den ansvarlige frem for at gætte ud fra et afdelingsnavn.
Et tænkt eksempel: Et team bestiller frokost til et projektmøde, men mødet skifter vært. Den nye værts afdeling skal ikke automatisk overtage udgiften. Afklar, hvilken reference der gælder, og lad den ansvarlige bekræfte rettelsen.
Afstem ændringer med kantinen
Gennemgå ændret antal, flyttede leveringer og aflysninger. Hold den oprindelige bestilling, den seneste bekræftede ændring og kantinens oplysninger om leveringen adskilt. En rettelse i kalenderen dokumenterer ikke alene, hvad kantinen modtog eller leverede.
Aftal, hvordan en sen aflysning eller en omtvistet levering afklares efter jeres gældende vilkår. Markér uafklarede poster til opfølgning. Slet dem ikke blot for at få opgørelsen til at stemme, og antag ikke, at en aflysning altid fjerner en udgift.
Kontrollér opgørelsen før overførsel
- Afgræns perioden og kontrollér, at de relevante lokationer er med.
- Undersøg manglende referencer og mulige dobbeltregistreringer.
- Aftal, hvem der godkender rettelser og afslutter uafklarede poster.
Hvis I bruger en økonomiintegration, så kontrollér også resultatet i modtagersystemet. En afsendt fil eller besked er ikke alene bevis for en gennemført import. Undersøg status og fejl, før I sender de samme poster igen.
Gør rettelser sporbare i jeres arbejdsgang
Notér, hvad der blev afklaret, hvem der bekræftede det, og hvilken opgørelse rettelsen hører til. Brug jeres aftalte dokumentationssted og adgangsregler. Et fælles navn på den endelige version gør det lettere at undgå parallelle regneark.
Afprøv forløbet med få bestillinger, herunder en ændring, en aflysning og en manglende reference. Lad både kantine og økonomi kontrollere resultatet. Ret vejledningen, hvis en oplysning går tabt mellem bestilling og afregning.
Se projekt- og afregningsmuligheder i MyDesk mødeforplejning.
Brug bestillingstjeklisten, før mødeforplejningen bestilles.
Læs om forløbet fra bestilling til levering af mødeforplejning.