Spreek af welke informatie financiën nodig heeft
Begin met een gezamenlijke afspraak tussen de kantine, de bestellers en financiën. Welke periode moet het overzicht beslaan, wie controleert het en welke referentie hoort bij elke bestelling? Gebruik de velden en codes die daadwerkelijk onderdeel zijn van uw afgesproken werkwijze.
MyDesk vergadercatering ondersteunt koppeling aan een project of kostenplaats. Bestelgegevens kunnen worden gebruikt voor interne verrekening; overdracht naar het financiële systeem vereist een extra module. Stem configuratie, velden en overdrachtsmethode af voordat u het proces als automatisch beschrijft.
Zoek de bestelling voordat u een referentie corrigeert
Gebruik een unieke bestelreferentie samen met datum, locatie en besteller. Alleen een naam voor de vergadering kan onvoldoende zijn als dezelfde vergadering wordt herhaald. Controleer het project of de kostenplaats bij de verantwoordelijke persoon in plaats van te raden op basis van een afdelingsnaam.
Een fictief voorbeeld: een team bestelt lunch voor een projectvergadering, maar de gastheer wisselt. De afdeling van de nieuwe gastheer moet de kosten niet automatisch overnemen. Spreek af welke referentie geldt en laat de verantwoordelijke de correctie bevestigen.
Wijzigingen afstemmen met de kantine
Controleer gewijzigde aantallen, verplaatste leveringen en annuleringen. Houd de oorspronkelijke bestelling, de laatste bevestigde wijziging en de leveringsgegevens van de kantine uit elkaar. Een kalenderwijziging bewijst op zichzelf niet wat de kantine heeft ontvangen of geleverd.
Spreek af hoe u een late annulering of betwiste levering volgens de geldende voorwaarden afhandelt. Markeer onopgeloste posten voor opvolging. Verwijder ze niet alleen om het overzicht kloppend te maken en neem niet aan dat een annulering altijd een uitgave wegneemt.
Controleer het overzicht vóór de gegevensoverdracht
- Baken de periode af en controleer of de relevante locaties zijn opgenomen.
- Onderzoek ontbrekende referenties en mogelijke dubbele registraties.
- Spreek af wie correcties goedkeurt en openstaande posten afsluit.
Gebruikt u een financiële integratie, controleer dan ook het resultaat in het ontvangende systeem. Een verzonden bestand of bericht bewijst op zichzelf niet dat de import voltooid is. Controleer de status en fouten voordat u dezelfde posten opnieuw verstuurt.
Maak correcties traceerbaar in uw workflow
Noteer wat is opgehelderd, wie het heeft bevestigd en bij welk overzicht de correctie hoort. Gebruik de afgesproken documentatielocatie en toegangsregels. Een gezamenlijke naam voor de definitieve versie helpt parallelle spreadsheets te voorkomen.
Test de werkwijze met enkele bestellingen, waaronder een wijziging, een annulering en een ontbrekende referentie. Laat zowel de kantine als financiën het resultaat controleren. Pas de instructies aan als er informatie verloren gaat tussen bestellen en interne verrekening.
Bekijk project- en verrekeningsmogelijkheden in MyDesk vergadercatering.
Gebruik de bestelchecklist voordat u de vergadercatering bestelt.
Lees meer over het proces van bestelling tot levering van vergadercatering.