Bestäm vilka uppgifter ekonomiavdelningen behöver
Börja med en gemensam överenskommelse mellan matsalen, beställarna och ekonomiavdelningen. Vilken period ska sammanställningen omfatta, vem kontrollerar den och vilken referens ska följa varje beställning? Använd de fält och koder som faktiskt ingår i ert överenskomna arbetsflöde.
MyDesk mötescatering stöder koppling till projekt eller kostnadsställe. Orderdata kan användas för intern avräkning, och överföring till ekonomisystemet kräver en extra modul. Stäm av konfiguration, fält och överföringsmetod innan ni beskriver processen som automatisk.
Hitta beställningen innan du korrigerar en referens
Använd en unik orderreferens tillsammans med datum, plats och beställare. Enbart ett mötesnamn kan vara otillräckligt om samma möte upprepas. Kontrollera projektet eller kostnadsstället med den ansvarige istället för att gissa från ett avdelningsnamn.
Ett tänkt exempel: Ett team beställer lunch till ett projektmöte, men mötet byter värd. Den nya värdens avdelning ska inte automatiskt ta över kostnaden. Klargör vilken referens som gäller och låt den ansvariga bekräfta rättelsen.
Stäm av ändringar med matsalen
Gå igenom ändrat antal, flyttade leveranser och avbokningar. Håll den ursprungliga beställningen, den senast bekräftade ändringen och matsalens leveransuppgifter åtskilda. En ändring i kalendern visar inte i sig vad matsalen tog emot eller levererade.
Bestäm hur en sen avbokning eller en omtvistad leverans ska utredas enligt era gällande villkor. Markera ouppklarade poster för uppföljning. Radera dem inte bara för att få sammanställningen att stämma, och anta inte att en avbokning alltid tar bort en kostnad.
Kontrollera sammanställningen före överföring
- Avgränsa perioden och kontrollera att relevanta platser finns med.
- Undersök saknade referenser och eventuella dubbelregistreringar.
- Kom överens om vem som ska godkänna korrigeringar och stänga utestående poster.
Om ni använder en integration med ekonomisystemet, kontrollera också resultatet i mottagarsystemet. En skickad fil eller ett skickat meddelande bevisar inte i sig att importen har genomförts. Undersök status och fel innan ni skickar samma poster igen.
Gör rättelser spårbara i ert arbetsflöde
Notera vad som klarlades, vem som bekräftade det och vilken sammanställning rättelsen hör till. Använd er överenskomna dokumentationsplats och era åtkomstregler. Ett gemensamt namn på den slutliga versionen gör det lättare att undvika parallella kalkylblad.
Testa förloppet med några beställningar, inklusive en ändring, en avbokning och en saknad referens. Låt både matsalen och ekonomiavdelningen kontrollera resultatet. Ändra vägledningen om en uppgift går förlorad mellan beställning och avräkning.
Se projekt- och avräkningsmöjligheter i MyDesk mötescatering.
Använd beställningschecklistan innan du beställer mötescateringen.
Läs om processen från beställning till leverans av mötescatering.