Avtal hvilke opplysninger økonomiavdelingen trenger
Start med en felles avtale mellom kantinen, bestillerne og økonomiavdelingen. Hvilken periode skal oversikten dekke, hvem kontrollerer den, og hvilken referanse skal følge hver bestilling? Bruk feltene og kodene som faktisk inngår i den avtalte arbeidsflyten.
MyDesk møtebevertning støtter tilknytning til prosjekt eller kostnadssted. Ordredata kan brukes til intern avregning, og overføring til økonomisystemet krever en tilleggsmodul. Avklar oppsett, felt og overføringsmetode før dere beskriver prosessen som automatisk.
Finn bestillingen før du retter en referanse
Bruk en unik ordrereferanse sammen med dato, sted og bestiller. Et møtenavn alene kan være utilstrekkelig hvis det samme møtet gjentas. Sjekk prosjektet eller kostnadsstedet med den ansvarlige i stedet for å gjette ut fra et avdelingsnavn.
Et tenkt eksempel: Et team bestiller lunsj til et prosjektmøte, men møtet får en ny vert. Den nye vertens avdeling skal ikke automatisk overta kostnaden. Avklar hvilken referanse som gjelder, og la den ansvarlige bekrefte rettelsen.
Avstem endringer med kantinen
Gå gjennom endrede antall, flyttede leveranser og avbestillinger. Hold den opprinnelige bestillingen, den siste bekreftede endringen og kantinens leveringsopplysninger atskilt. En kalenderendring dokumenterer ikke i seg selv hva kantinen mottok eller leverte.
Avtal hvordan en sen avbestilling eller en omstridt levering avklares etter gjeldende vilkår. Marker uavklarte poster for oppfølging. Ikke slett dem bare for å få oversikten til å stemme, og ikke anta at en avbestilling alltid fjerner en utgift.
Kontroller oversikten før overføring
- Avgrens perioden og kontroller at de relevante lokasjonene er med.
- Undersøk manglende referanser og mulige dobbeltregistreringer.
- Avtal hvem som skal godkjenne rettelser og lukke utestående poster.
Hvis dere bruker en integrasjon med økonomisystemet, kontroller også resultatet i mottakersystemet. En sendt fil eller melding beviser ikke i seg selv at importen er fullført. Undersøk status og feil før dere sender de samme postene igjen.
Gjør rettelser sporbare i arbeidsflyten
Noter hva som ble avklart, hvem som bekreftet det, og hvilken oversikt rettelsen hører til. Bruk avtalt dokumentasjonssted og avtalte tilgangsregler. Et felles navn på den endelige versjonen gjør det lettere å unngå parallelle regneark.
Prøv forløpet med noen få bestillinger, blant annet en endring, en avbestilling og en manglende referanse. La både kantinen og økonomiavdelingen kontrollere resultatet. Rett veiledningen hvis opplysninger går tapt mellom bestilling og avregning.
Se prosjekt- og avregningsmuligheter i MyDesk møtebevertning.
Bruk sjekklisten før du bestiller møtebevertning.
Les om forløpet fra bestilling til levering av møtebevertning.