Convenez des informations nécessaires au service financier
Commencez par un accord entre la cantine, les personnes qui passent commande et le service financier. Quelle période le récapitulatif doit-il couvrir, qui le vérifie et quelle référence doit accompagner chaque commande ? Utilisez les champs et codes qui font réellement partie de votre procédure convenue.
MyDesk restauration pour les réunions permet de rattacher une commande à un projet ou à un centre de coûts. Les données peuvent servir à la refacturation interne ; leur transmission au système financier nécessite un module supplémentaire. Clarifiez la configuration, les champs et le mode de transmission avant de décrire le processus comme automatique.
Rechercher la commande avant de corriger une référence
Utilisez une référence de commande unique avec la date, le lieu et la personne qui passe commande. Le nom d’une réunion peut être insuffisant si celle-ci se répète. Confirmez le projet ou le centre de coûts avec la personne responsable plutôt que de le déduire du nom d’un service.
Un exemple fictif : une équipe commande un déjeuner pour une réunion de projet, mais la personne hôte change. Le service du nouvel hôte ne doit pas automatiquement supporter le coût. Clarifiez la référence applicable et faites confirmer la correction par la personne responsable.
Rapprochez les modifications avec les informations de la cantine
Examinez les changements de quantités, les livraisons reprogrammées et les annulations. Distinguez la commande initiale, la dernière modification confirmée et les informations de livraison de la cantine. Une modification du calendrier ne prouve pas, à elle seule, ce que la cantine a reçu ou livré.
Convenez de la manière de clarifier une annulation tardive ou une livraison contestée selon vos conditions en vigueur. Signalez les écritures non résolues pour suivi. Ne les supprimez pas simplement pour faire concorder le récapitulatif et ne supposez pas qu’une annulation supprime toujours un coût.
Vérifiez le récapitulatif avant la transmission
- Délimitez la période et vérifiez que les sites concernés sont inclus.
- Examinez les références manquantes et les éventuels doublons.
- Convenez de la personne qui approuve les corrections et clôt les écritures non résolues.
Si vous utilisez une intégration financière, vérifiez également le résultat dans le système destinataire. L’envoi d’un fichier ou d’un message ne prouve pas, à lui seul, que l’importation est terminée. Vérifiez le statut et les erreurs avant de renvoyer les mêmes écritures.
Assurez la traçabilité des corrections dans votre procédure
Notez ce qui a été clarifié, qui l’a confirmé et à quel récapitulatif appartient la correction. Utilisez l’emplacement de documentation et les règles d’accès convenus. Un nom commun pour la version finale aide à éviter les feuilles de calcul parallèles.
Testez le processus avec quelques commandes, dont une modification, une annulation et une référence manquante. Demandez à la cantine et au service financier de vérifier le résultat. Adaptez la procédure si une information se perd entre commande et refacturation interne.
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Utilisez la liste de contrôle avant de commander la restauration d’une réunion.
Découvrez le parcours de la commande à la livraison de la restauration pour les réunions.