Hvad skal en pilot afklare?
En pilot med skrivebordsbooking er en afgrænset afprøvning, før flere medarbejdere tager løsningen i brug. Formålet er at finde fejl i opsætning og arbejdsgange, mens de stadig er overskuelige at rette. En vellykket demonstration er ikke det samme som en test af en almindelig kontordag.
Vælg deltagere og rammer
Vælg et område og deltagere med forskellige behov: en hyppig kontorbruger, en kollega med skiftende fremmøde og en person, der hjælper andre. Aftal, hvilke enheder og bookingkanaler piloten skal dække. Med MyDesk kan skriveborde bookes i Outlook, Teams, på mobil og web; test de kanaler, I faktisk vil bruge.
Udpeg en ansvarlig for fejl og én for beslutningen om næste trin. Aftal slutdato og vurderingskriterier før start. Piloten behøver ikke bevise en bestemt besparelse; den skal vise, om medarbejderne kan gennemføre de aftalte opgaver.
Test hele forløbet med rigtige pladser
- Find og book en plads til en valgt kontordag. Kontrollér dato, område og bekræftelse.
- Gå hen til pladsen. Stemmer nummer, placering og beskrevet udstyr med virkeligheden?
- Ret eller afbestil efter den arbejdsgang, der gælder hos jer. Kontrollér resultatet i bookingoversigten.
- Lad en anden deltager forsøge at booke samme plads og tidsrum. Kontrollér, at forløbet håndterer den eksisterende reservation korrekt.
- Afprøv hjælp ved en fejl. Kan deltageren finde den rette kontakt og beskrive problemet?
Test med deltagernes almindelige adgang. En administrator kan have andre muligheder, så en test med administratorkontoen alene er utilstrækkelig. Brug aftalte testreservationer, og afbestil dem bagefter.
Skriv fejl, spørgsmål og ønsker hver for sig
Notér den konkrete opgave, hvad deltageren forventede, og hvad der skete. Et forkert pladsnummer er en fejl i grundlaget. Et uklart afbestillingstrin kan kræve bedre vejledning. Et ønske om en anden fordelingsregel kræver en beslutning. De tre problemer skal ikke nødvendigvis løses på samme måde.
Gem kun de oplysninger, der er nødvendige for at følge op. Undgå adgangskoder og uvedkommende personoplysninger i skærmbilleder og fejllister. Angiv ansvarlig, næste handling og status for hvert punkt.
Aftal, hvornår I er klar til næste område
Et praktisk kriterium kan være, at deltagerne kan booke, finde og afbestille en plads uden hjælp, og at fejl, der hindrer disse opgaver, er rettet og gentestet. Beslut kriterierne lokalt frem for at bruge et vilkårligt procentmål.
Eksempel: Alle kan reservere, men flere finder det forkerte skrivebord, fordi kort og skilte ikke stemmer. Ret kort eller skiltning, og gentag turen fra reservation til fysisk plads, før I udvider. Flere gennemførte bookinger løser ikke den fejl.
Udvid med en tydelig overlevering
Saml de rettede vejledninger, kendte begrænsninger og supportkontakter. Fortæl næste gruppe, hvad der ændrer sig, og hvem der hjælper. Hold fast i de samme testopgaver, når et nyt område åbner; pladser, udstyr og adgang kan være anderledes.