Et no-show opstår, når et mødelokale er reserveret, men ingen bruger det. Det kan skyldes et aflyst møde, en glemt gentagelse eller deltagere, der har valgt at mødes online. Reservationen bliver stående, og andre kan ikke regne med kalenderens overblik.
Start med klare aflysningsrutiner. Hvis problemet fortsætter, kan bekræftelse ved mødets start og regler for frigivelse være næste skridt. Aftal altid, hvordan I håndterer forsinkelser og pauser, før en automatisk regel sættes i drift.
Ryd op i aflysninger og tilbagevendende møder
Aftal, at mødearrangøren aflyser eller retter reservationen, når lokalet ikke skal bruges. Ved tilbagevendende møder bør arrangøren jævnligt kontrollere, om alle kommende møder stadig er relevante, og om der fortsat er brug for det valgte lokale.
Kontrollér, at ændringen faktisk fremgår af lokalets bookingoversigt. En besked til deltagerne er ikke det samme som en opdateret reservation. Gør det også tydeligt, hvem der overtager ansvaret, hvis arrangøren er fraværende.
Vælg, hvordan et møde skal bekræftes
En reservation fortæller, at nogen har planlagt at bruge rummet. Check-in eller registreret aktivitet kan supplere med oplysninger om, hvorvidt mødet er startet. Metoderne kræver forskellige rutiner og udstyr.
Check-in ved døren
En møderumsskærm eller QR-kode kan indgå i en løsning, hvor deltagerne bekræfter mødet ved ankomst. Aftal, hvem der gør det, og hvordan nye medarbejdere og gæster får besked om rutinen.
Registrering med sensorer
En sensor kan indgå i registreringen af brug. Afklar, hvad den valgte sensor registrerer, og hvordan signalet bruges i bookingreglerne. Et kortvarigt tomt lokale kan også være et møde, hvor deltagerne holder pause.
Aftal en frist, før lokalet frigives
Der findes ikke én frist, der passer til alle arbejdspladser. Se på jeres møder: Hvor ofte kommer deltagerne lidt senere? Har I lange workshops med pauser? Hvem kan hjælpe, hvis en bekræftelse ikke virker?
Som et tænkt eksempel kan et team afprøve en bekræftelsesfrist på ti minutter. Det er en prøveindstilling, ikke en anbefaling til alle. Test, hvad der sker ved forsinkelse, og hvordan deltagerne kan se, om reservationen stadig gælder.
Lad ikke en medarbejder overtage et rum alene, fordi det ser tomt ud. Kontrollér den aktuelle bookingstatus og følg den aftalte procedure for at frigive og reservere lokalet.
Sådan kan MyDesk understøtte rutinen
Med MyDesk mødelokalebooking kan automatisk frigivelse sættes op med check-in på en møderumsskærm, QR-kode eller sensor. Metode, tidsfrist og regler afklares ved opsætningen. Skærme og sensorer er eventuelle hardwaretilvalg.
Vælg den metode, medarbejderne kan bruge i hverdagen. En enkel, forstået rutine er et bedre udgangspunkt end regler, som ingen ved, at de skal følge.
Kontrollér virkningen efter de første uger
Se både på ubrugte reservationer og på møder, der fejlagtigt har mistet deres lokale. Spørg arrangører og reception, om fristen er forståelig, og om der er særlige lokaler eller møder, som kræver andre regler.
Hvis I bruger bookingdata eller sensordata, skal I holde planlagt og registreret brug adskilt i vurderingen. Læs vores overblik over kontorsensorer for mere om forskellen, og se guiden til planlægning af mødelokaler for den samlede arbejdsgang.
Tjekliste til den første afprøvning
- Udpeg en ansvarlig for aflysninger og tilbagevendende reservationer.
- Vælg bekræftelsesmetode og forklar den for medarbejderne.
- Aftal frist, håndtering af forsinkelser og hjælp ved fejl.
- Afprøv reglerne i et afgrænset antal lokaler.
- Følg op på både frigivne reservationer og fejl, før I udvider.