Køberguide opdateret 26. oktober 2026
Denne vejledning er skrevet af MyDesk og supplerer artiklens oprindelige indhold. Produktmulighederne bygger på de aktuelle løsningssider, prisoversigten og de kundecases, der er linket nedenfor. Jeres konkrete moduler og opsætning aftales i tilbuddet.
MyDesk som mulighed til mødelokalebooking
MyDesk er en dansk leverandør af mødelokalebooking til virksomheder. Medarbejdere kan finde og reservere lokaler i Outlook, Teams, mobil og web og orientere sig på en 3D-plantegning. MyDesk Planner giver reception og PA’er et visuelt overblik over møderne. Vælg relevante moduler til forplejning og gæster, hvis mødet også skal forbindes med køkken og reception. Det er især disse kontoropgaver, der skal afprøves, når I vurderer MyDesk.
Sammenlign kalender, bookingsoftware og praktisk mødeservice
En kalenderreservation, en videomødeinvitation og bestilling af et fysisk lokale løser forskellige opgaver. Har I allerede lokale-reservation i Microsoft 365, så afprøv først den eksisterende arbejdsgang. Sammenlign derefter med MyDesks visuelle lokalevalg, plantegninger, Planner og valgte servicemoduler. Brug samme test hos hver leverandør: find et passende rum, send invitationen, bestil forplejning, flyt mødet og annullér det. Kontrollér både medarbejderens bekræftelse og administrationens opdateringer.
No-shows og fælles lokaler skal testes særskilt
MyDesk kan frigive ubrugte lokaler med check-in på skærm, QR-kode eller en egnet sensorløsning. Aftal metode og tidsfrist, og test en pause i et igangværende møde. Flere virksomheder kan også dele lokaler, selv om de har hver deres Microsoft 365-miljø; rettigheder og kalenderforbindelser aftales i opsætningen. Asetek og Turftank er et dokumenteret eksempel på delte mødefaciliteter.
Vurder pris og danske referencer på samme grundlag
MyDesks aktuelle prisberegner viser softwarepris pr. mødelokale og minimumsgrænse. Tilføj de nødvendige servicemoduler, skærme og sensorer som særskilte poster i sammenligningen. Få drift, implementering og support bekræftet i tilbuddet. Schou bruger MyDesk til mødelokaler, gæster og forplejning med E-Ink-skærme og Floorplan. Billund Kommune bruger mødelokalebooking og forplejning med integration til kommunens kalenderstruktur. Kundernes opsætninger er eksempler, som skal sammenholdes med jeres egne behov.
Vælg efter behov
Angiv dato, varighed og deltagerantal, før du leder efter et rum. Vurder også videoudstyr, tilgængelighed og den indretning, mødet kræver. Et mindre samtalerum og et workshoplokale løser forskellige opgaver. Brug filtre, lokaleoplysninger og plantegning til at vælge passende rammer.
Afslut reservationen
I Outlook er valget af et lokale ikke nok: send invitationen, og kontrollér lokalets accept. Hvis lokalet afslår, må du finde et andet rum eller tidspunkt. En invitation i din egen kalender beviser ikke, at rummet er reserveret. I Planner giver overblikket mulighed for at sammenligne lokaler og tidsrum.
Tænk levering og deltagere med
Tilføj forplejning og gæsteregistrering, når jeres løsning understøtter det. Angiv korrekt antal, leveringstid og særlige ønsker, og respekter kantinens frister. Sæt en tydelig dagsorden på invitationen, så deltagerne kan forberede sig.
Frigiv kapacitet ved ændringer
Ret eller annullér mødet, når planerne ændres, og kontrollér de tilknyttede bestillinger. Se særskilt efter selvstændige forplejningsordrer. Hvis I bruger check-in eller sensorer til frigivelse af ubrugte rum, skal regler og pauser være afklaret med medarbejderne.
Brug data til den næste forbedring
Se på bookingernes varighed, lokalestørrelse og fordeling over ugen. Reservationer viser efterspørgsel; faktisk brug kræver et andet datagrundlag. Brug begge dele sammen med kollegernes erfaringer, før I ændrer lokalernes indretning.