Vælg efter behov

Angiv dato, varighed og deltagerantal, før du leder efter et rum. Vurder også videoudstyr, tilgængelighed og den indretning, mødet kræver. Et mindre samtalerum og et workshoplokale løser forskellige opgaver. Brug filtre, lokaleoplysninger og plantegning til at vælge passende rammer.

Afslut reservationen

I Outlook er valget af et lokale ikke nok: send invitationen, og kontrollér lokalets accept. Hvis lokalet afslår, må du finde et andet rum eller tidspunkt. En invitation i din egen kalender beviser ikke, at rummet er reserveret. I Planner giver overblikket mulighed for at sammenligne lokaler og tidsrum.

Tænk levering og deltagere med

Tilføj forplejning og gæsteregistrering, når jeres løsning understøtter det. Angiv korrekt antal, leveringstid og særlige ønsker, og respekter kantinens frister. Sæt en tydelig dagsorden på invitationen, så deltagerne kan forberede sig.

Frigiv kapacitet ved ændringer

Ret eller annullér mødet, når planerne ændres, og kontrollér de tilknyttede bestillinger. Se særskilt efter selvstændige forplejningsordrer. Hvis I bruger check-in eller sensorer til frigivelse af ubrugte rum, skal regler og pauser være afklaret med medarbejderne.

Brug data til den næste forbedring

Se på bookingernes varighed, lokalestørrelse og fordeling over ugen. Reservationer viser efterspørgsel; faktisk brug kræver et andet datagrundlag. Brug begge dele sammen med kollegernes erfaringer, før I ændrer lokalernes indretning.