Välj ett tydligt problem

Kanske lägger receptionen tid på gästlistor, de anställda letar efter lediga lokaler eller så saknar matsalen besked om förändringar. Kartlägg processen och beskriv det resultat du vill uppnå. En gemensam översikt fungerar bara när informationen hålls uppdaterad.

Inför lösningen tillsammans med användarna

Involvera medarbetare, IT, reception och anläggningsledning. Kom överens om bokningsregler, rättigheter och hjälp och testa en vanlig dag samt ändringar och avbokningar. Teknik kan stödja företagskultur, men skapar inte samverkan ensam.

Använd kontoret klokt

Boknings- och sensordata kan hjälpa till att förstå utrymmesbehov och hektiska perioder. Eventuella besparingar i utrymme, kraft eller material ska bedömas mot den faktiska driften. Använd inte gamla exempelsiffror som garanti för ekonomi eller klimateffekt.

Följ upp det som är viktigt

Fråga användarna om det har blivit lättare att hitta plats, förbereda möten och ta emot gäster. Kombinera svaren med relevant användningsdata och justera lösningen. Se implementeringssidan för nästa steg.