Selecteer indien nodig
Voer de datum, de duur en het aantal deelnemers in voordat u een vergaderruimte zoekt. Denk hierbij ook aan videoapparatuur, bereikbaarheid en de benodigde aankleding van de bijeenkomst. Een kleinere vergaderruimte en een workshopruimte lossen verschillende taken op. Gebruik filters, kamerinformatie en plattegrond om geschikte frames te selecteren.
Voltooi de reservering
In Outlook is het kiezen van een vergaderruimte niet voldoende: verstuur de uitnodiging en controleer de acceptatie van de vergaderruimte. Als de vergaderruimte weigert, moet je een andere vergaderruimte of tijd zoeken. Een uitnodiging in uw eigen agenda bewijst niet dat de vergaderruimte gereserveerd is. In Planner kunt u met het overzicht panden en tijdsperioden vergelijken.
Denk aan bezorging en deelnemers
Voeg catering en gastenregistratie toe als uw oplossing dit ondersteunt. Vul de juiste hoeveelheid, levertijd en speciale wensen in en respecteer de deadlines van de kantine. Zet een duidelijke agenda op de uitnodiging, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden.
Maak capaciteit vrij voor veranderingen
Corrigeer of annuleer de vergadering als de plannen veranderen en controleer de bijbehorende boekingen. Kijk apart voor onafhankelijke cateringbestellingen. Als u check-in of sensoren gebruikt om ongebruikte kamers vrij te geven, moeten regels en pauzes met de medewerkers worden verduidelijkt.
Gebruik data voor de volgende verbetering
Kijk naar de duur van de boekingen, de kamergrootte en de verdeling over de week. Reserveringen tonen de vraag; daadwerkelijk gebruik vereist een andere database. Gebruik beide delen samen met de ervaring van uw collega's voordat u de indeling van het pand wijzigt.