Sélectionnez selon vos besoins

Saisissez la date, la durée et le nombre de participants avant de rechercher une salle. Pensez également à l’équipement vidéo, à l’accessibilité et au décor requis pour la réunion. Une salle de réunion plus petite et une salle d'atelier résolvent différentes tâches. Utilisez les filtres, les informations sur la pièce et le plan d'étage pour sélectionner les cadres appropriés.

Complétez la réservation

Dans Outlook, choisir une salle ne suffit pas : envoyez l'invitation et vérifiez l'acceptation de la salle. Si la salle décline, vous devez trouver une autre salle ou une autre heure. Une invitation dans votre propre calendrier ne prouve pas que la salle est réservée. Dans Planner, l'aperçu vous permet de comparer les locaux et les périodes.

Tenez compte de la livraison et des participants

Ajoutez la restauration et l’enregistrement des invités lorsque votre solution le prend en charge. Saisissez la bonne quantité, le délai de livraison et les demandes particulières, et respectez les délais de la cantine. Établissez un ordre du jour clair sur l'invitation afin que les participants puissent se préparer.

Capacité de libération pour les changements

Corrigez ou annulez la réunion lorsque les plans changent et vérifiez les réservations associées. Recherchez séparément les commandes de restauration indépendante. Si vous utilisez l'enregistrement ou des capteurs pour libérer des chambres inutilisées, les règles et les pauses doivent être clarifiées avec les collaborateurs.

Utiliser les données pour la prochaine amélioration

Regardez la durée des réservations, la taille des chambres et leur répartition sur la semaine. Les réservations montrent la demande ; l'utilisation réelle nécessite une base de données différente. Utilisez les deux parties ainsi que l'expérience de vos collègues avant de modifier l'agencement des locaux.