Velg etter behov

Skriv inn dato, varighet og antall deltakere før du leter etter et rom. Vurder også videoutstyr, tilgjengelighet og innredningen som kreves for møtet. Et mindre møterom og et verkstedrom løser ulike oppgaver. Bruk filtre, rominformasjon og planløsning for å velge passende rammer.

Fullfør reservasjonen

I Outlook er det ikke nok å velge et rom: send invitasjonen og sjekk rommets aksept. Hvis rommet avslår, må du finne et annet rom eller tidspunkt. En invitasjon i din egen kalender beviser ikke at rommet er reservert. I Planner lar oversikten sammenligne lokaler og tidsperioder.

Vurder levering og deltakere

Legg til catering og gjesteregistrering når løsningen din støtter det. Legg inn riktig mengde, leveringstid og spesielle ønsker, og respekter kantinens frister. Sett en tydelig agenda på invitasjonen slik at deltakerne kan forberede seg.

Frigjør kapasitet for endringer

Ret eller annuller møtet, når planene endres, og kontrollér de tilknyttede bestillinger. Se særskilt etter uavhengige forplejningsordrer. Hvis jeg bruker check-in eller sensorer til frigivelse av ubrukte rom, skal regler og pauser være avklaret med medarbeiderne.

Bruk data for neste forbedring

Se på bestillingenes varighet, romstørrelse og fordeling over uken. Reservasjoner viser etterspørsel; faktisk bruk krever en annen database. Bruk begge deler sammen med erfaringene til dine kollegaer før du endrer utformingen av lokalene.