Wählen Sie nach Bedarf aus

Geben Sie Datum, Dauer und Teilnehmerzahl ein, bevor Sie einen Raum suchen. Berücksichtigen Sie auch die Videoausrüstung, die Zugänglichkeit und die für das Meeting erforderliche Dekoration. Ein kleinerer Besprechungsraum und ein Workshopraum lösen unterschiedliche Aufgaben. Nutzen Sie Filter, Rauminformationen und Grundriss, um passende Rahmen auszuwählen.

Schließen Sie die Reservierung ab

In Outlook reicht es nicht aus, einen Raum auszuwählen: Senden Sie die Einladung und prüfen Sie die Annahme des Raums. Wenn der Raum nicht verfügbar ist, müssen Sie einen anderen Raum oder eine andere Zeit finden. Eine Einladung im eigenen Kalender beweist nicht, dass der Raum reserviert ist. In Planner ermöglicht die Übersicht den Vergleich von Räumlichkeiten und Zeiträumen.

Berücksichtigen Sie Lieferung und Teilnehmer

Fügen Sie Catering und Gästeregistrierung hinzu, wenn Ihre Lösung dies unterstützt. Geben Sie die richtige Menge, Lieferzeit und Sonderwünsche ein und beachten Sie die Fristen der Kantine. Fügen Sie der Einladung eine klare Agenda hinzu, damit sich die Teilnehmer vorbereiten können.

Kapazitäten für Veränderungen freigeben

Planen oder stornieren Sie die Besprechung, wenn sich Pläne ändern, und überprüfen Sie die zugehörigen Buchungen. Suchen Sie separat nach unabhängigen Catering-Bestellungen. Wenn Sie über Check-in oder Sensoren ungenutzte Räume freigeben, müssen Regeln und Pausen mit den Mitarbeitern geklärt werden.

Nutzen Sie Daten für die nächste Verbesserung

Schauen Sie sich die Dauer, Zimmergröße und Verteilung der Buchungen über die Woche an. Reservierungen zeigen Nachfrage; Für die tatsächliche Nutzung ist eine andere Datenbasis erforderlich. Nutzen Sie beide Teile zusammen mit der Erfahrung Ihrer Kollegen, bevor Sie die Raumaufteilung ändern.