We’ve detected your preferred language is English. Would you like to switch to our English site?
MØDELOKALEBOOKING
Intelligent Mødebooking System til Microsoft 365
Gør det nemt at finde, booke og administrere mødelokaler direkte fra Outlook. Undgå dobbeltbookinger, optimer ressourceudnyttelsen og skab en bedre mødekultur med MyDesk.
HVAD ER DET?
Hvad er et mødebooking system?
Et mødebooking system er en digital løsning, der giver medarbejdere og administratorer mulighed for at reservere mødelokaler, konferencerum og andre ressourcer på en struktureret og effektiv måde.
Med MyDesk er platformen dybt integreret med Microsoft 365, Outlook og Teams – medarbejderne kan booke direkte fra de værktøjer, de allerede bruger til daglig.
Systemet understøtter hele mødeprocessen: fra bestilling af forplejning og AV-udstyr til registrering af gæster og digitale dørskilte.
MICROSOFT 365
Sømløs integration med Outlook og Teams
MyDesk synkroniserer i realtid med jeres eksisterende Microsoft-infrastruktur. Ingen dobbeltbookinger. Ingen ny brugerflade at lære.
📅
Outlook Add-in
Book mødelokaler direkte fra din kalender – uden at skifte applikation.
💬
Microsoft Teams
Opret og administrer møder med lokaler knyttet direkte til Teams-møder.
⚡
Realtidssynkronisering
Alle ændringer afspejles øjeblikkeligt på tværs af alle enheder og platforme.
🔐
Single Sign-On (SSO)
Log ind med jeres eksisterende Microsoft-konto – ingen separate adgangskoder.
FUNKTIONER
Alt hvad I har brug for til professionel mødebooking
MyDesk er mere end blot et bookingsystem. Det er en komplet platform, der optimerer hele mødeprocessen fra start til slut.
🗺️
Interaktive plantegninger
Se ledige lokaler og skriveborde på et interaktivt kort over etagen. Book med ét klik.
☕
Catering og forplejning
Bestil kaffe, frokost og bordopstilling direkte i bookingflowet – leveres til lokalet til rette tid.
👤
Gæsteregistrering
Registrer eksterne gæster på forhånd. De modtager automatisk en velkomstmail med besøgsinformation.
🖥️
Digitale dørskilte
Vis mødetitel og næste booking på skærme udenfor lokalet. Tillad ad-hoc booking direkte på skærmen.
🚫
No-show håndtering
Lokalet frigives automatisk, hvis mødet ikke bekræftes inden for et defineret tidsrum.
📊
Rapporter og analyser
Få detaljeret indsigt i belægningsgrader og ressourceudnyttelse til datadrevne beslutninger.
OVERBLIK I REALTID
Se ledige lokaler på interaktive plantegninger
Med MyDesk's interaktive plantegninger kan medarbejdere i realtid se, hvilke mødelokaler og skriveborde der er ledige på de enkelte etager og i de forskellige bygninger.
Grøn = ledig. Rød = optaget. Book direkte på kortet med ét klik.
✓Upload jeres egne plantegninger – vi gør dem interaktive.
✓Fungerer på tværs af lokationer – ét overblik over alle kontorer.
✓Kombinér med skrivebordsbooking – én platform til alt.
DIGITALE DØRSKILTE
Professionelle møderumsskærme til jeres lokaler
MyDesk's digitale dørskilte viser tydeligt, om et lokale er ledigt eller optaget. Medarbejdere kan booke ad-hoc direkte på skærmen – uden at åbne en app eller computer.
Skærmene synkroniserer i realtid med Outlook og MyDesk, så der aldrig opstår tvivl om, hvem der har lokalet.
💡 Vidste du? Virksomheder med digitale dørskilte reducerer antallet af konflikter om mødelokaler med op til 80%.
SÅDAN VIRKER DET
Fra idé til møde på under 2 minutter
Vores intuitive bookingflow er designet til at fjerne al friktion og spare tid i hverdagen.
1
Find lokalet
Søg på dato, tid, kapacitet og ønskede faciliteter.
2
Tilpas og book
Vælg forplejning, bordopstilling og AV-udstyr.
3
Inviter gæster
Kollegaer og eksterne gæster inviteres automatisk.
4
Hold mødet
Mød op til et klargjort lokale – alt er klar til jer.
HYBRID ARBEJDSPLADS
Designet til den moderne, hybride arbejdsplads
Den moderne arbejdsplads kræver fleksibilitet. MyDesk er bygget til at håndtere netop denne virkelighed.
🏢
Samlet platform
Mødebooking, skrivebordsbooking og besøgsstyring i ét system.
📈
Skalerbar SaaS-løsning
Fungerer til alt fra 50 til 50.000 medarbejdere på tværs af lokationer.
🔒
GDPR-compliant
Data hostes på europæiske servere med fuld overholdelse af databeskyttelsesforordningen.
🚀
Hurtig implementering
Kom i gang på få dage med dedikeret onboarding-support fra vores team.
Ofte stillede spørgsmål
Alt hvad du har brug for at vide om mødebooking med MyDesk.
Hvad er et mødebooking system, og hvem har brug for det?
Et mødebooking system er en digital platform, der giver medarbejdere mulighed for at finde og reservere mødelokaler direkte fra deres kalender eller en app. Det er relevant for alle virksomheder med delte mødelokaler – fra 10 til 10.000 medarbejdere – der ønsker at eliminere dobbeltbookinger og spildt lokalekapacitet.
Hvordan integrerer MyDesk med Microsoft Outlook og Teams?
MyDesk installeres som et Outlook Add-in, der vises direkte i din kalender. Når du opretter en mødeindkaldelse, kan du søge efter og booke et ledigt lokale uden at forlade Outlook. Bookingen synkroniseres i realtid med Exchange/Microsoft 365, så lokalet er reserveret øjeblikkeligt. Teams-møder kan oprettes direkte fra bookingflowet.
Kan systemet forhindre dobbeltbookinger?
Ja. MyDesk synkroniserer i realtid med Microsoft 365 og Exchange, så lokalet markeres som optaget øjeblikkeligt efter booking. Det er ikke muligt for to brugere at booke det samme lokale på samme tidspunkt.
Hvad sker der, hvis et møde ikke afholdes – no-show?
MyDesk har en automatisk no-show-funktion. Hvis mødet ikke bekræftes via møderumsskærmen inden for en defineret tidsramme (typisk 10–15 minutter efter mødestart), frigives lokalet automatisk og bliver tilgængeligt for andre. Dette øger den reelle lokaleudnyttelse markant.
Understøtter systemet catering og bestilling af udstyr?
Ja. I bookingflowet kan medarbejdere bestille catering, AV-udstyr og andre services direkte. Bestillingerne sendes automatisk til den relevante afdeling (f.eks. kantine eller IT), og der oprettes en bekræftelse i bookingen.
Er MyDesk GDPR-compliant og sikkert at bruge?
Ja. MyDesk er ISAE 3402-revideret og NIS2-compliant. Alle data behandles og opbevares i overensstemmelse med GDPR. Systemet understøtter Single Sign-On (SSO) via Microsoft Azure AD, og adgangsstyring håndteres via eksisterende Microsoft 365-rettigheder.
Hvor lang tid tager implementeringen?
En standardimplementering tager typisk 2–4 uger fra kontraktunderskrivelse til go-live. MyDesk leverer onboarding, konfiguration og træning som en del af implementeringsforløbet. Da systemet er cloud-baseret, kræves ingen lokal serverinstallation.
Klar til at transformere jeres mødebooking?
Oplev selv, hvordan MyDesk kan spare jeres organisation tid, reducere spild og skabe en mere professionel mødekultur. Book en uforpligtende demo i dag.
