I denne guide vil jeg vise dig, hvordan du tilføjer eller ændrer mødeforplejning til møder, som du ikke selv har booket, ved hjælp af værktøjet MyDesk Planner.
Trin 1: Gå ind i MyDesk Planner #
Det første, du skal gøre, er at navigere til MyDesk Planner. Du kan gøre dette ved at gå til planner.mydesk.dk. Når du er på siden, skal du finde det møde, du gerne vil ændre.
Du kan finde mødet ved at bladre i datoerne på kalenderen eller ved at søge mødet frem. Det er en hurtig måde at få adgang til det møde, du ønsker at opdatere.
Trin 2: Vælg det rigtige møde #
Når du har fundet mødet, skal du vælge det. Nedenfor har jeg valgt et møde, som er et “Recurring meeting”. Det ser lidt anderledes ud end et almindeligt møde, men det er stadig let at navigere.
For “Recurring meetings” har du mulighed for at ændre det specifikke møde eller alle møder i serien.
Trin 3: Forstå forplejningsmulighederne #
Når det kommer til forplejning, er der nogle begrænsninger for gentagne møder. Du kan kun booke forplejning til det valgte møde i serien. Det betyder, at du ikke kan bestille forplejning på tværs af hele serien. Hvis du har en mødeserie, der strækker sig over tre måneder, kan det føre til, at du bestiller for meget forplejning, som du måske ikke har brug for.
Det er vigtigt at holde dette i tankerne, når du planlægger forplejningen for et møde.
Trin 4: Opdater mødeforplejning #
Når du har valgt det rigtige møde, skal du trykke på knappen “Update Catering”. Dette åbner et vindue, hvor du kan indtaste antallet af deltagere, tilføje en note til kantinen og vælge den ønskede mødeforplejning.
Det er vigtigt at bemærke, at i dette tilfælde er det kun kaffe, der er tilgængeligt på den valgte dato. Dette skyldes, at alle andre forplejningstyper har en deadline, hvor de skal bestilles minimum 24 timer i forvejen.
Trin 5: Gem mødeforplejningen #
Så snart du har valgt de ønskede forplejningselementer, skal du trykke på “Update”.
Det er vigtigt at huske, at du ikke behøver at gøre noget mere efter dette. Du kan blot lukke vinduet. Det er tilstrækkeligt at trykke på “Close Windows”.
Trin 6: Afslutning af mødet #
Du behøver ikke at trykke på “Update Meeting” eller sende en forespørgsel. Det er nok at lukke mødet. I det øjeblik du trykker på “Update” inde i mødeforplejningen, er forplejningen blevet opdateret til mødet.
Tips til effektiv mødeforplejning #
For at gøre din mødeforplejning endnu mere effektiv, overvej disse tips:
- Planlæg i god tid: Sørg for at bestille forplejning i god tid
- Vær opmærksom på eventuelle specielle behov: Spørg deltagerne om eventuelle allergier m.m. for at sikre, at alle kan nyde forplejningen.
- Hold styr på møderne: Brug MyDesk Planner til at holde styr på alle dine møder og deres forplejningsbehov.