Trin 1: Introduktion til Out of Office-typer #
At kunne administrere Out of Office-typer i MyDesk kan øge synligheden og samarbejdet mellem jeres medarbejdere.
Det giver jer mulighed for at angive, hvornår I arbejder hjemme, er syg eller til kundemøde. Disse indstillinger påvirker, hvordan dine bookinger vises i Outlook, hvilket kan være en stor hjælp i din daglige planlægning.
Trin 2: Adgang til administrationsindstillinger #
For at begynde at administrere Out of Office-typer, skal du have administratorrettigheder i MyDesk. Du vil se et punkt i MyDesk, der hedder “Administration”, hvorfra du kan navigere til “General settings”. Her finder du alle de nødvendige indstillinger.
Trin 3: Oprettelse af nye Out of Office-typer #
Du kan oprette så mange Out of Office-typer, som du ønsker. Dette gøres ved at klikke på plus-ikonet i administrationspanelet. Her kan du også redigere eksisterende typer for at tilpasse dem til dine behov.
Trin 4: Vælg hvordan bookinger skal vises i Exchange #
Når du opretter en ny Out of Office-type, er det vigtigt at vælge den rigtige Exchange-type. Dette bestemmer, hvordan din tilgængelighed vil fremgå i Outlook. Hvis du stadig skal kunne bookes til møder, selvom du er Out of Office, kan du vælge ‘Free’. Ellers kan du vælge ‘Busy’ for at blokere mødebookinger.
Trin 5: Tilføjelse af tekst og ikoner #
Herefter skal du angive en titel samt eventuelt uloade et ikon som illustrerer typen. Dette kan gøres ved at klikke på upload-ikonet i indstillingerne.
Trin 6: Gem og anvend indstillinger #
Når du har konfigureret dine Out of Office-typer, skal du huske at trykke på “Save”. Dine indstillinger vil nu være tilgængelige for dine medarbejdere i MyDesk-appen, så de kan vælge den relevante status efter behov.
Trin 7: Sådan ser det ud i praksis #
Når dine medarbejdere skal booke en skrivebordsplads, vil de nu kunne vælge mellem de forskellige Out of Office-typer, du har oprettet. Dette gør det nemt for alle at holde styr på, hvor og hvordan de arbejder, og hvordan deres tilgængelighed vises i Outlook.