Legen Sie fest, was die Anzahl für die Küche umfasst
Essensanmeldungen geben der Küche eine Planungsgrundlage, wenn Beschäftigte zwischen Büro und Homeoffice wechseln. Die Anzahl ist nur sinnvoll, wenn alle wissen, was sie umfasst. Trennen Sie angemeldete und tatsächlich ausgegebene Mahlzeiten sowie die Bezahlung. Ein bereits bezahltes Essen und eine Voranmeldung sind unterschiedliche Angaben.
Klären Sie zuerst drei Fragen: Für welchen Tag und Standort gilt die Anzahl? Sind Gäste enthalten? Sind besondere Mahlzeiten Teil der Gesamtmenge oder zusätzliche Bestellungen? Verwenden Sie bei den Anmeldungen und in der Küchenübersicht dieselbe Definition.
Vereinbaren Sie eine Frist und einen Kontaktweg für späte Änderungen
Der Einkauf und die Vorbereitung der Küche bestimmen, wann die Anzahl bekannt sein muss. Vereinbaren Sie eine Anmeldefrist, eine Abmeldefrist und eine Kontaktmöglichkeit nach Ablauf der Frist. Geben Sie auch an, wann eine verspätete Änderung eine Bestätigung der Küche erfordert.
- Der Mitarbeiter meldet sein Essen vor dem vereinbarten Termin an oder ab.
- Ob das Mittagessen der Gäste bereits inkludiert ist, klärt der Verantwortliche für den Gastbesuch.
- Die Küche bestätigt späte Änderungen und verwendet eine vereinbarte Übersicht für die Produktion.
Vermeiden Sie, dass dieselbe Korrektur sowohl in einer Nachricht gesendet als auch als zusätzliche Bestellung registriert wird. Vereinbaren Sie, wer die Übersicht aktualisiert und wie der Absender erkennen kann, dass die Änderung eingegangen ist.
Ein Rechenbeispiel mit klaren Annahmen
Stellen Sie sich einen Tag mit 72 Essen für Beschäftigte und acht Gästeessen vor. Fünf Beschäftigte melden ihr Mittagessen vor Ablauf der Frist ab. Die Planungsmenge beträgt dann 72 + 8 − 5 = 75 Mahlzeiten.
Wenn fünf der 75 Mahlzeiten vegetarisch sind, sollten sie nicht zur Gesamtmenge hinzugerechnet werden. Die Küche muss sowohl die Gesamtzahl als auch die Verteilung kennen. Bei dem Beispiel handelt es sich um eine Berechnung der Anmeldungen, nicht um eine Messung, wie viele tatsächlich essen. Etwaige Puffer müssen gesondert vereinbart werden.
Klären Sie vor der Einrichtung die Rolle des Systems
MyDesk Kantinenverwaltung bietet der Küche einen Überblick über Bestellungen, Anzahl, Zeit und Ort sowie Änderungen und Stornierungen. Essensanmeldung und Bezahlung müssen als getrennte Abläufe in Ihrer Konfiguration geklärt werden. Vereinbaren Sie, woher die Anzahl für die Küche stammt und was ein eigenes Modul oder eine Integration erfordert.
Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Arbeitsplatzbuchung automatisch eine Essensanmeldung ist. Eine Person kann ins Büro kommen, ohne in der Kantine zu essen, und ein Gast kann zu Mittag essen, ohne einen Arbeitsplatz gebucht zu haben. Testen Sie den tatsächlichen Ablauf mit Beschäftigten und Gästen.
Verfolgen Sie den Unterschied zwischen Plan und Verbrauch
Vergleichen Sie nach einem vereinbarten Zeitraum die Anmeldungen mit den nachweislich ausgegebenen Mahlzeiten. Verwenden Sie bei beiden Zahlen denselben Standort, dasselbe Datum und dieselbe Definition. Halten Sie bekannte Gründe fest, etwa einen abgesagten Workshop oder eine nachträglich hinzugekommene Gruppe.
Passen Sie Fristen und Kontaktwege anhand der Unterschiede gemeinsam mit der Küche an. Wiederkehrende späte Bestellungen für Gäste lassen sich nicht unbedingt durch neue Anmeldefristen für alle Beschäftigten lösen. Korrigieren Sie den Teil des Ablaufs, in dem Angaben unklar werden.
Siehe MyDesk Kantinenverwaltung und die Möglichkeiten zum Mittagessen.