Avtal hva kjøkkenets måltidsantall omfatter
Lunsjpåmelding gir kjøkkenet et planleggingsgrunnlag når ansatte veksler mellom kontor og hjemmekontor. Antallet er bare nyttig hvis alle vet hva det omfatter. Hold påmeldte måltider, faktisk utleverte måltider og betaling atskilt. En betalt lunsj og en forhåndspåmelding er ulike opplysninger.
Start med tre avklaringer: Hvilken dag og lokasjon gjelder antallet for? Er gjester inkludert? Er spesialmåltider en del av totalen eller ekstra bestillinger? Bruk samme definisjon i de ansattes påmelding og kjøkkenets oversikt.
Velg en frist og én vei for sene endringer
Kjøkkenets innkjøp og forberedelser avgjør når antallet må være kjent. Avtal en påmeldingsfrist, en avmeldingsfrist og en kontaktvei etter fristen. Opplys også når en sen endring krever bekreftelse fra kjøkkenet.
- Den ansatte melder seg på eller av måltidet før avtalt frist.
- Ansvarlig for gjestebesøket avklarer om gjestenes lunsj allerede er inkludert.
- Kjøkkenet bekrefter sene endringer og bruker én avtalt oversikt for produksjon.
Unngå at samme retting både sendes i melding og registreres som tilleggsbestilling. Avtal hvem som skal oppdatere oversikten og hvordan avsender kan se at endringen er mottatt.
Et regneeksempel med klare forutsetninger
Se for dere en dag med 72 måltider til ansatte og åtte gjestemåltider. Fem ansatte avbestiller lunsjen før fristen. Planleggingsantallet er da 72 + 8 − 5 = 75 måltider.
Hvis fem av de 75 måltidene er vegetariske, skal de ikke legges til totalen. Kjøkkenet skal kjenne både totalt antall og fordeling. Eksempelet er en beregning av registreringer, ikke en måling av hvor mange som faktisk spiser. Eventuell buffer må avtales særskilt.
Avklar rollen til systemet før oppsett
MyDesk kantineadministrasjon gir kjøkkenet oversikt over bestillinger, antall, tid og sted samt endringer og avbestillinger. Lunsjpåmelding og lunsjbetaling må avklares som separate arbeidsflyter i deres oppsett. Avtal hvor kjøkkenets lunsjantall kommer fra, og hva som krever en egen modul eller integrasjon.
Ikke anta at en skrivebordsbooking automatisk er en lunsjpåmelding. En kollega kan komme på kontoret uten å spise i kantinen, og en gjest kan spise lunsj uten å ha booket en arbeidsplass. Test deres faktiske forløp med både ansatte og gjester.
Følg opp forskjellen mellom plan og forbruk
Sammenlign etter en avtalt periode påmeldingene med måltidene dere faktisk kan dokumentere som utlevert. Bruk samme lokasjon, dato og definisjon i begge tallene. Registrer også kjente forklaringer, for eksempel en avlyst workshop eller en gruppe som kom til etter fristen.
Bruk forskjellene til å justere frister og kontaktveier sammen med kjøkkenet. Et tilbakevendende problem med sene gjestebestillinger løses ikke nødvendigvis ved å endre alle ansattes påmeldingsfrister. Rett den delen av arbeidsflyten der opplysningene blir uklare.