Bestäm vad kökets måltidsantal omfattar
Lunchanmälan ger köket ett planeringsunderlag när medarbetare växlar mellan kontor och hemarbete. Antalet är bara användbart om alla vet vad det omfattar. Håll anmälda måltider, faktiskt utlämnade måltider och betalning åtskilda. En betald lunch och en föranmälan är olika uppgifter.
Börja med tre frågor: Vilken dag och plats gäller antalet? Ingår gäster? Är specialmåltider en del av totalen eller extra beställningar? Använd samma definition i medarbetarnas anmälan och kökets översikt.
Välj en tidsfrist och en kontaktväg för sena ändringar
Kökets inköp och förberedelser avgör när antalet behöver vara känt. Bestäm sista tid för anmälan och avanmälan samt en kontaktväg efter tidsfristen. Ange också när en sen ändring kräver bekräftelse från köket.
- Medarbetaren anmäler eller avanmäler sin måltid före den överenskomna tidsfristen.
- Ansvarig för gästbesöket klargör om gästernas lunch redan ingår.
- Köket bekräftar sena ändringar och använder en överenskommen översikt för produktionen.
Undvik att samma rättelse både skickas i meddelande och registreras som tilläggsbeställning. Kom överens om vem som ska uppdatera översikten och hur avsändaren kan se att ändringen har tagits emot.
Ett räkneexempel med tydliga antaganden
Tänk er en dag med 72 personalmåltider och åtta gästmåltider. Fem medarbetare avbokar sin lunch före tidsfristen. Planeringsantalet blir då 72 + 8 − 5 = 75 måltider.
Om fem av de 75 måltiderna är vegetariska ska de inte läggas till summan. Köket måste känna till både det totala antalet och fördelningen. Exemplet är en beräkning av registreringar, inte ett mått på hur många som faktiskt äter. Eventuell buffert måste avtalas separat.
Förtydliga systemets roll före installation
MyDesk matsalsadministration ger köket överblick över beställningar, antal, tid och plats samt ändringar och avbokningar. Lunchanmälan och lunchbetalning behöver klargöras som separata arbetsflöden i er konfiguration. Bestäm varifrån kökets måltidsantal ska hämtas och vad som kräver en separat modul eller integration.
Utgå inte från att en skrivbordsbokning automatiskt är en lunchanmälan. En kollega kan komma till kontoret utan att äta i personalrestaurangen, och en gäst kan äta lunch utan att ha bokat en arbetsplats. Testa ert faktiska förlopp med både medarbetare och gäster.
Följ upp skillnaden mellan plan och konsumtion
Jämför efter en överenskommen period anmälningarna med de måltider ni kan dokumentera som faktiskt utlämnade. Använd samma plats, datum och definition för båda antalen. Notera även kända förklaringar, som en inställd workshop eller en grupp som tillkom efter tidsfristen.
Använd skillnaderna för att justera tidsfrister och kontaktvägar tillsammans med köket. Ett återkommande problem med sena beställningar för gäster löses inte nödvändigtvis genom att ändra alla medarbetares anmälningsfrister. Rätta den del av arbetsflödet där informationen blir otydlig.