CEJ Ejendomsadministration
CEJ hebt die Outlook-Integration und -Unterstützung als Gründe für die Wahl des MyDesk hervor.
Læs kundehistorienZusamenfassend
Wie funktioniert die Besprechungsbuchung in Outlook mit MyDesk?
Mit MyDesk kann der Mitarbeiter einen Besprechungsraum von Outlook finden und buchen. Raumübersicht, Kalenderintegration und Buchungsregeln werden an Ihr Büro angepasst. Die Lösung kann auch in Teams, auf Mobilgeräten und im Web verwendet werden.
Von der Planung bis zum Alltag
Der Arbeitsablauf Schritt für Schritt
- 01
Planen Sie das Treffen
Wählen Sie im Kalender die Uhrzeit und die Teilnehmer aus und finden Sie einen Raum, der zum Meeting passt.
- 02
Wählen Sie den Raum aus
Nutzen Sie die Raumübersicht und den Grundriss, um den richtigen Ort zu finden. Kapazität und Regeln werden im Setup geklärt.
- 03
Fügen Sie Praktikabilität hinzu
Bestellen Sie Meeting-Catering oder melden Sie externe Gäste vorab an, wenn Sie über die entsprechenden Module verfügen.
- 04
Überprüfen Sie dies vor dem Treffen
Überprüfen Sie Zeit, Veranstaltungsort, Teilnehmer und etwaige Buchungen. Vereinbaren Sie mit der Rezeption und der Kantine den Umgang mit Änderungen.
Ein Setup, das zu Ihnen passt
Dies müssen Sie vor Beginn klären
- Kalender und Räumlichkeiten
- Welche Microsoft 365-Kalender und -Standorte sollten enthalten sein?
- Zugang
- Wer soll welche Zimmer buchen können und welche Regeln sollen gelten?
- Eingänge der Mitarbeiter
- Welche Outlook-Clients und Teams-Workflows verwenden Sie? Klären Sie vor der Bereitstellung die Kompatibilität mit MyDesk.
- Nichterscheinen
- Sollen ungenutzte Räumlichkeiten freigegeben werden? Check-in, QR-Code oder Sensoren und Fristen werden gesondert vereinbart.
Die Erfahrungen der Kunden
Outlook im Alltag der Kunden
Schou
Schou vereint Tagungsbuchung, Gäste und Catering und bietet einen visuellen Überblick über 24 Tagungsräume auf vier Etagen.
Læs kundehistorienFragen und Antworten
Das Praktische, bevor Sie sich entscheiden
Was trägt MyDesk zur Besprechungsplanung bei?
MyDesk bietet einen visuellen Überblick über den Raum und die Möglichkeit, Raumauswahl, Catering und Gäste rund um das Meeting zu sammeln. Kalenderanbindungen, Buchungsregeln und Module werden in Ihrem Setup geklärt.
Sind Catering und Gästeregistrierung inbegriffen?
Es handelt sich um verwandte Module. Umfang und Preis werden gesondert vereinbart; Die Buchung von Besprechungsräumen stellt an sich keine Lizenz für alle MyDesk-Produkte dar.
Funktioniert es mit allen Outlook-Versionen?
Die Kompatibilität muss für die Outlook-Clients und die von Ihnen verwendete Microsoft-Umgebung geklärt werden. Kontaktieren Sie MyDesk mit Ihren Kunden, Kalendern und Bedürfnissen, damit die Einrichtung beurteilt werden kann.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Der Vorgang hängt von Ihrer Microsoft-Umgebung, der Anzahl der Standorte, den ausgewählten Modulen und den Hardwareanforderungen ab. Vereinbaren Sie Verantwortung, Tests und einen konkreten Zeitplan mit MyDesk; Es gibt keinen festen Umsetzungszeitpunkt für alle Ämter.
Ist der Preis im Rechner der Gesamtpreis?
Der Rechner zeigt den empfohlenen Softwarepreis für die ausgewählte Lösung an. Hardware, weitere Module, Verbrauch und konkrete Vertragsbedingungen sind gesondert zu klären. Fordern Sie ein Angebot an, das die laufende Software, den Kauf oder die Miete von Hardware sowie etwaige Anlaufkosten aufschlüsselt.
Was fügt der MyDesk dem Outlook hinzu?
Der Outlook kann in einer unterstützten Microsoft 365- oder Exchange-Umgebung bereits Besprechungen planen und Räume mit dem Scheduling Assistant und Room Finder reservieren. MyDesk ergänzt diesen Workflow durch einen visuellen Überblick über das Büro und die von Ihnen gewählten Module.
| Arbeitsablauf | Outlook | MyDesk |
|---|---|---|
| Tagung und Räumlichkeiten | Outlook verknüpft die Einladung mit einer Zimmerreservierung. | MyDesk fügt eine visuelle Raumübersicht und einen Grundriss hinzu. |
| Catering und Gäste | Die Einladung zur Hauptversammlung erfasst Teilnehmer und Sitzungszeit. | Verwandte MyDesk-Module können die Bestellung von Meeting-Catering und die Vorregistrierung von Gästen rund um das Meeting zusammenfassen. |
| Buchungsregeln und Nichterscheinen | Ihre Kalenderressourcen und deren Regeln sind im Setup enthalten. | MyDesk kann mit Check-in und Freigabe ungenutzter Räumlichkeiten eingerichtet werden. Art, Termine und etwaige Hardware werden gesondert vereinbart. |
So starten Sie mit Microsoft 365
Klären Sie zunächst Ihr Umfeld und Ihre Arbeitsabläufe. Login, Kalenderanbindung und Mitarbeiter-Apps sind unterschiedliche Teile der Einrichtung.
Umfeld und Verantwortung klären
Ihr IT-Team und MyDesk überprüfen die Kunden, Standorte und Module von Microsoft 365 und Outlook, die Sie verwenden werden. Bestimmen Sie auch die Mitarbeiter, die die Lösung verwalten müssen.
Verbinden Sie Identität und Kalender
Vereinbaren Sie die Anmeldung über Microsoft Entra ID, relevante Kalenderressourcen und erforderliche Rechte. Für die Kalenderintegration werden Microsoft Graph und OAuth 2.0 verwendet; Rechte und Verbindungen müssen zur konkreten Lösung passen.
Richten Sie Büroabläufe ein
Klären Sie Grundrisse, Ressourcen, Buchungsregeln und etwaige Nachrichten oder Bestellfristen. Empfang und Kantine sind bei der Einbindung ihrer Module inklusive.
Testen Sie vor der Bereitstellung
Überprüfen Sie repräsentative Buchungen, Änderungen und Stornierungen bei den Kunden, die Mitarbeiter nutzen. Dann vereinbaren Sie Onboarding, Support und Verantwortung für Änderungen.
Was sollte in Ihrem Gesamtbudget enthalten sein?
Der unten stehende Softwarepreis ist der Ausgangspunkt. In einem Gesamtangebot müssen auch die Module, die Hardware und die Vertragsbedingungen geklärt werden, die zu Ihrem Büro passen.
Beispiel einer Softwarebasis: 1.900 DKK pro Monat · 10 Tagungsräume. Berechnet anhand des gleichen Listenpreises und Mindestlimits wie im untenstehenden Rechner.
- Software
- Verwenden Sie Zahlen- und Mindestgrenzen im Rechner. Tagungsverpflegung, Gästeregistrierung und andere damit verbundene Produkte haben ihre eigene Preisbasis.
- Hardware und Verbrauch
- Klären Sie den Bedarf an Bildschirmen, Sensoren, Gästekarten und etwaigen Controllern. Kauf, Miete und Verbrauch als SMS müssen ggf. gesondert ausgewiesen werden.
- Inbetriebnahme und Vereinbarung
- Erhalten Sie im Angebot eine Bestätigung über Einrichtung, Lieferung, Mehrwertsteuer, Bindung und etwaige Startkosten. Ein monatlicher Listenpreis allein sagt Ihnen nicht, was all diese Artikel kosten.
Preise und Kalkulation
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