Et ledigt lokale er ikke altid det rigtige lokale
Et lokale kan være ledigt i kalenderen og stadig være forkert til mødet. Der kan mangle plads omkring bordet, en skærm eller den forbindelse, deltagerne har brug for. Gennemgå derfor lokalernes oplysninger som en fælles opgave for den lokale ansvarlige og IT, før medarbejderne skal vælge mellem dem.
Begynd med de oplysninger, der afgør valget: entydigt navn, placering, antal brugbare siddepladser og det udstyr, som faktisk findes i rummet. MyDesk understøtter mødelokalebooking fra Outlook, Teams, mobil og web. De konkrete oplysninger og kalenderforbindelser skal afklares i jeres opsætning.
Beskriv kapaciteten til den opstilling, I bruger
Tæl de brugbare siddepladser i den normale mødeopstilling. Et rum med otte stole er ikke nødvendigvis egnet til otte deltagere med hver sin bærbare computer. Afprøv, om der er bordplads, og om alle kan se den fælles skærm.
Hvis lokalet skifter mellem mødebord og workshop, skal forskellen være tydelig i lokalebeskrivelsen eller den vejledning, medarbejderne bruger. Et enkelt kapacitetstal bør ikke skjule, at en anden opstilling kræver klargøring. Tæl kun de fysisk fremmødte med, når I vælger lokalets størrelse; deltagere på videolink har stadig betydning for kravene til lyd og kamera.
Gør udstyret konkret
- Skriv, om rummet har skærm, og hvordan en computer forbindes til den.
- Skeln mellem en skærm og et komplet videomødeanlæg med kamera og mikrofon.
- Afklar, om nødvendige kabler og adaptere ligger i lokalet eller skal medbringes.
- Angiv, hvor medarbejderen finder hjælp, hvis det beskrevne udstyr ikke virker.
Brug de samme betegnelser på tværs af lokalerne. Hvis ét rum kaldes videoklart og et andet har videomødeudstyr, skal det være tydeligt, om de tilbyder det samme. Beskriv en kendt begrænsning frem for at lade en bred udstyrsetiket love mere, end rummet kan levere.
Afprøv oplysningerne med en almindelig booking
Lav en prøve med en kollega, der ikke kender lokalerne. Bed kollegaen finde et rum til eksempelvis seks fremmødte og to deltagere på video. Kontrollér valget i den bookingflade, medarbejderen normalt bruger, og gå derefter til rummet.
Stemmer navnet ved døren med bookingen? Kan de seks sidde og arbejde? Virker den beskrevne forbindelse til skærm og videomøde? Notér forskellen mellem en forkert lokaleoplysning, en udstyrsfejl og en manglende instruktion. De kræver ikke nødvendigvis samme rettelse.
Aftal, hvem der vedligeholder oplysningerne
Udpeg en ansvarlig for lokalernes grundoplysninger og en kontakt til udstyret. Når et bord flyttes, en skærm udskiftes eller et lokale får nyt navn, skal de relevante oplysninger kontrolleres igen. Afklar også, hvor ændringen skal foretages, hvis kalender, bookingløsning og lokal skiltning henter oplysninger forskellige steder fra.
Gem dato og resultat for gennemgangen. Målet er, at medarbejderen kan vælge et passende lokale ud fra de oplysninger, der vises, og møde frem til det samme rum med det forventede udstyr.
Se mulighederne for mødelokalebooking i MyDesk.
Brug tjeklisten til lyd, lokale og deltagere ved hybridmøder.