Que signifie clean desk pour les bureaux partagés ?
Clean desk désigne un accord interne sur la manière de laisser un poste au prochain utilisateur. Pour les bureaux partagés, il s’agit surtout de retirer ses affaires, de laisser le matériel commun en place et de signaler au responsable les besoins de nettoyage ou de réparation.
L’accord doit décrire des actions que les collaborateurs peuvent réellement effectuer. Si les sacs et le matériel personnel doivent être retirés du bureau, il faut aussi préciser où les ranger. Commencez par une courte routine commune et adaptez-la selon les retours d’expérience.
Définir ce qui reste et ce que chacun emporte
- Affaires personnelles : convenez de l’endroit où ranger ordinateur, casque, documents et autres effets personnels en quittant le poste.
- Matériel commun : identifiez les écrans, câbles et autres éléments qui appartiennent au poste. Les collaborateurs ne doivent pas les emporter au bureau suivant.
- Besoins particuliers : prévoyez un accord précis pour le matériel fixé ou adapté à une personne. La routine commune de rangement ne doit laisser aucun doute sur ce qui doit rester en place.
Simplifier la fin de la journée de travail
Rangez vos affaires à l’endroit convenu, retirez tasses et déchets et laissez les accessoires communs faciles à trouver. Ne rangez pas les câbles d’une manière qui complique le branchement suivant. Précisez aussi les règles pour une courte pause : une chaise momentanément vide ne signifie pas à elle seule que le poste est disponible.
Distinguer rangement, nettoyage et pannes
Retirer ses affaires n’est pas la même chose que nettoyer. Précisez ce que fait chaque collaborateur et ce que couvre votre prestation de nettoyage. Utilisez uniquement les méthodes et produits convenus pour les surfaces et appareils concernés.
Un câble manquant ou un écran défectueux doit être signalé comme un problème matériel. Définissez qui contacter et indiquez le nom ou le numéro du poste. Évitez de résoudre le problème en prenant les accessoires du bureau voisin et en y créant un autre manque.
Séparer réservation et remise en état du poste
Une réservation terminée ou annulée ne prouve pas que le bureau est débarrassé et prêt. Définissez donc à la fois comment libérer le poste dans l’outil de réservation et comment le laisser physiquement au prochain utilisateur. Le responsable des locaux peut suivre les problèmes récurrents et adapter la routine avec les collaborateurs.
MyDesk décrit la réservation de postes via Outlook, Teams, web et mobile, ainsi que leur sélection sur un plan. Cela peut faciliter la planification des bureaux partagés. Les accords internes sur le rangement, le stockage et le nettoyage doivent toujours être clairs.
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